364
TUTUSTU mitä me osaamme ja teemme
TUTUSTU mitä me osaamme ja teemme

Close

Osaamisalueet

ota yhteyttä

Haluan siirtyä digitaaliseen dimensioon

Valdation:
* Etunimi:
* Sukunimi:
Yritys:
Puhelinnumero:
* Sähköposti:
Maa:
* Viesti:
Successfully sent!
Could not send the mail, try again later!
KAHVIA VAI TEETÄ? Piipahda luonamme.

maaliskuuta 23, 2016

Digitalk: Automatisointi ei toteudu vain järjestelmää vaihtamalla

Nykyinen kirjanpitolaki on ollut Suomessa voimassa jo 1990-luvun puolivälistä alkaen. Lain muutos mahdollisti aikoinaan siirtymisen paperittomaan kirjanpitoon ja ostolaskujen sähköiseen käsittelyyn. Tänä päivänä taloushallinnon digitalisointi on ulottunut jo koko hankinnasta maksuun prosessin (P2P, Purchase to Pay) optimoinniksi. Jokin kuitenkin mättää. Suuret lupaukset taloushallinnon rutiiniprosessien automatisoinnista ovat jääneet puolitiehen. Automatisoinnissa kun ei ole kyse vain järjestelmän vaihdosta. Koko prosessia tulisi kehittää ja johtaa kokonaisvaltaisesti prosessin end-to-end näkökulma huomioiden.

Olemme Enfolla vuosien varrella tehneet lukuisia keskisuurten yritysten taloushallinnon kartoituksia. Yrityksistä lähes 80-90 % on hankkinut sähköisen ostolaskujen kierrätysjärjestelmän. Valtaosa yrityksistä vastaanottaa ostolaskuja 70-80 %:sti verkkolaskuina.

Yrityksissä käyttöönotettujen ostolaskujen kierrätys- ja hyväksymisjärjestelmien seurauksena ostolaskujen kontrolli ja seuranta on toki parantunut, mutta siitä huolimatta prosessi usein kuormittaa erityisesti yrityksen avainhenkilöitä turhilla taloushallinnon rutiineilla. Todellinen automatisointi on jäänytkin vaatimattomaksi ja järjestelmäuudistuksen suuret lupaukset lunastamatta.

Harva keskisuuri yritys pääsee ostolaskuautomaatiossa edes muutaman kymmenen prosentin täsmäytysasteeseen. Ostolaskujen kierrätysjärjestelmän kehitystyö on jäänyt sittemmin usein kesken eikä täsmäytystä ole sitten muilta kiireiltä joko ehditty tai viitsitty edistää. Myös toimittajarekisterit ovat monessa yhtiössä epäyhtenäisiä ja suursiivouksen tarpeessa.

P2P -prosessin automatisoinnin haasteet ovat edellä kuvattuun tapaan pintaa syvemmällä. Pelkkä järjestelmän vaihto vastaavaan kilpailevaan järjestelmään ei ole ratkaisu prosessissa piileviin ongelmiin. Ostolaskujen käsittely on prosessikokonaisuutta tarkasteltaessa pelkkä jäävuoren huippu.

Tilanne ei kymmeniä tehtyjä kartoituksia tehnyttä yllätä, useinhan kyseessä on monissa yrityksissä vain back office -tukifunktio, ei yrityksen ydinliiketoimintaa. Sellaiseen ei ole nykymaailmassa tapana satsata. Ja kun ei ole satsattu, on ostoreskontran hoitajan helppo oikoa mutkissa. Valitettavan harvassa yrityksessä edes mitataan säännöllisesti P2P-prosessin KPI (Key Performance Indicator) -arvoja.

JuhaP2P-prosessin kehittäminen tulisikin tehdä koko prosessista end-to-end näkökulmasta. Todellista automaatiota on mahdoton saavuttaa, mikäli prosessin alkupäähän, siihen pinnan alla olevaan hankintapäähän, ei kajota tai jos sitä ei ensin laiteta kuntoon. Pelkkä Järjestelmäuudistus itsessään ei tuo onnea. Harvalla yrityksellä on näihin investointeihin kuitenkaan halua. Siksi se kannattaakin antaa sellaisen tahon tehtäväksi, jolla on siihen aito intressi ja jonka ydinliiketoimintaa se on. P2P -prosessin ulkoistus kumppanille tarkoittaa paitsi prosessin valtavan säästöpotentiaalin löytämistä myös ulkoistavalle yritykselle mahdollisuutta keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa. Perinteinen malli, jossa yritys itse hankkii järjestelmälisenssit ja yrittää kehittää back office -toimintoaan silloin kun muilta kiireiltään ehtii ei johda haluttuun lopputulokseen.

Ihanteellinen kumppani ottaa kokonaisvastuun P2P -prosessin päivittäisestä tekemisestä ja kehittämisestä. Kumppanille tämän on oltava ydinliiketoimintaa, johon investoidaan ja jonka toteutumista mitataan ja kehitetään päivittäin yhdessä asiakkaan kanssa. Kun kehitystä tehdään keskitetysti ja standardoidusti, voidaan prosessissa saavuttaa merkittäviä teholisäyksiä ja kustannussäästöjä.

Kumppanimallissa sovellusten käyttöönotto ei jää enää puolitiehen, vaan niistä otetaan irti täysi teho. Tarkoituksena on huolehtia siitä, että myös se pinnan alle jäävä osuus on fokuksessa ja laskudata saadaan kerralla kuntoon jo prosessin alkupäästä, hankinnasta, alkaen. Asiakkaalle jää tässä kaikessa edelleen erittäin tärkeä P2P Process Ownerin rooli, joka on edellytys prosessin kokonaisvaltaiselle optimoinnille.

Kirjoittaja Juha Heiskanen toimii Directorina Enfolla