364
TUTUSTU mitä me osaamme ja teemme
TUTUSTU mitä me osaamme ja teemme

Close

Osaamisalueet

ota yhteyttä

Haluan siirtyä digitaaliseen dimensioon

Valdation:
* Etunimi:
* Sukunimi:
Yritys:
Puhelinnumero:
* Sähköposti:
Maa:
* Viesti:
Successfully sent!
Could not send the mail, try again later!
KAHVIA VAI TEETÄ? Piipahda luonamme.

maaliskuuta 21, 2016

Digitalk: Hylkää suoraan väärät laskut!

Ostolaskujen tarkastus on yrityksissä laajasti aikaa vievä prosessi, joka on suurimmaksi osaksi automatisoitavissa. Erilaisten laskuissa esiintyvien puutteiden korjaaminen sitoo yrityksen resursseja pois sen omasta ydinliiketoiminnasta. Ostolaskuprosessin kehittämisellä ja automatisoinnilla yritys voi keskittyä olennaiseen.

Olemme Enfolla tehneet parin viime vuoden aikana lähes neljänkymmenen erikokoisen yrityksen taloushallinnon kartoitus- ja kehityspotentiaalin tunnistamisprojektia. Useimmiten suurin suhteellinen tehostamispotentiaali on havaittu ostolaskujen käsittelyprosessista.

Laskujen tarkistusprosessiin käytetty aika on lähes kokonaisuudessaan erilaisista toiminnan poikkeamista johtuvaa ylimääräistä työtä ja siitä on pyrittävä pääsemään eroon.

Yritykset ovat ottaneet menneinä vuosina kattavasti käyttöön erilaisia ostolaskujen kierrätys- ja hyväksyntäjärjestelmiä. Sen seurauksena ostolaskujen kontrolli ja seuranta on parantunut, mutta usein tarkistusprosessi kuormittaa erityisesti yrityksen avainhenkilöitä turhilla taloushallinnon rutiineilla.

Seurauksena on usein avainhenkilöiden ajankäytön kohdistuminen vääriin asioihin ja laskun hyväksynnän ja maksatuksen epäsäännöllisyys ja siitä johtuvat turhat korkolaskut. Myös tarkistuksen laatu saattaa olla epävarmaa, koska se jätetään vain ihmisten varaan.

Prosessin automatisoinnissa siihen soveltuva tietojärjestelmä ja sen oikeanlainen käyttö ovat luonnollisesti tärkeitä. Niiden käyttöön liittyy useita erilaisia kehitysmahdollisuuksia, jotka voivat vaatia investointia tai kumppanin vaihtoa. Näiden lisäksi keskeistä on myös itse nostaa vastaanotettavien laskujen vaatimustasoa. Mikään prosessi ei voi toimia, jos sen läpi annetaan kulkea mitä vain eteen sattuu tulemaan.

Hyvä esimerkki vaatimustason nostosta on, että yritysten tulisi määritellä selkeät ehdot sille, minkälaisia ostolaskuja se ottaa käsiteltäväkseen. Näiden ehtojen kautta luodaan edellytykset oikeiden laskujen automaattiseen hyväksyntään ja sille, että vain sellaiset poikkeamat, jotka todella vaativat esimerkiksi tilaajan toimenpiteitä, välitetään hänen työjonoonsa. Mikäli esimerkiksi laskulta ei löydy lainkaan tilausnumeroa, sitä ei tulisi lainkaan vastaanottaa koko prosessiin.

Taloushallinnolla on taipumus ylipalvella niin sisäisiä kuin ulkoisia osapuolia, mutta käsittelemällä laskuja, joista puuttuu yrityksen laskuilta edellyttämiä tietoja, ulkoiset osapuolet eivät muuta toimintaansa eikä prosessi kehity.

Rauhalinna

Kun järjestelmään kirjattuja laskulta edellytettäviä tietoja verrataan toimittajan lähettämään sähköiseen laskuaineistoon, voidaan laskuille määritellä automaattiset hylkäyssääntö ja -käsittelytapa, jolla toimittajaa ja tilaajaa informoidaan laskun hylkäämisestä

Kun olen talousprosessien kartoitusten yhteydessä ehdottanut tätä toimenpidettä yritysten taloushallinnon edustajille, he ovat usein pelänneet sen kiukkuista vastaanottoa omassa organisaatiossaan. Tämä toimintatapa on kuitenkin tavanomainen hyvä käytäntö (best practice), jonka voimaan saattaminen on paitsi yksinkertaista, myös varmasti prosessin tehoa nostavaa. Lopulliset hyödyt siitä saadaan työkalulla, joka osaa tehdä laskun oikeellisuuden tarkastamisen ja siitä reklamoinnin automaattisesti.

Todenmukainen nykytilan kartoitus- ja tulevaisuuden kehityssuunnitelma paitsi säästää yritykseltä vuositasolla merkittävän summan rahaa, myös tekee taloushallinnon työstä paljon järkevämpää.

Kirjoittaja Senior Consultant Roope Rauhalinna auttaa Enfolla asiakkaitaan löytämään talousprosesseista tehostamispotentiaalin ja vapauttamaan alan ammattilaiset aitoon liiketoiminnan tukeen.

Enfo ZmartFinance on käytännönläheinen kokonaisratkaisu 2010-luvun digitaalisen taloushallinnon tarpeisiin. Me autamme asiakkaitamme löytämään talousprosesseistaan sen vahvuudet ja heikkoudet ja tarjoamme konkreettiset ratkaisut rutiinityön automatisointiin.