364
TUTUSTU mitä me osaamme ja teemme
TUTUSTU mitä me osaamme ja teemme

Close

Osaamisalueet

ota yhteyttä

Haluan siirtyä digitaaliseen dimensioon

Valdation:
* Etunimi:
* Sukunimi:
Yritys:
Puhelinnumero:
* Sähköposti:
Maa:
* Viesti:
Successfully sent!
Could not send the mail, try again later!
KAHVIA VAI TEETÄ? Piipahda luonamme.

lokakuuta 15, 2015

Potkua ja tuloksellisuutta taloushallintoosi!

Voiko taloushallinnon kokonaisvaltainen analyysi auttaa yrityksen ohjausta sekä säästää kustannuksissa? Ja jos kyllä, miten tämä on mahdollista? Näihin kysymyksiin minun on tarkoitus vastata blogikirjoitusten sarjassa, jossa käsittelen taloushallintoa eri näkökulmista toimintona, joka tuottaa lisäarvoa vielä enemmän kuin nykyisin. Tulen kirjoituksissa keskittymään seuraaviin prosesseihin ja nostamaan esiin asioita joiden avulla oman yrityksesi taloushallintoa ja toimintaa voidaan parantaa ja toimintaa tarkastella prosessimaisesti:

 

  • Tilauksesta kassaan
  • Hankinnasta maksuun
  • Rekisteröinnistä raportointiin/analysointiin
 

Kuten jo prosessien nimistä voi päätellä prosessit eivät kovinkaan usein ala taloushallinnosta ja pääty taloushallintoon vaan yhteistyötä tarvitaan läpi organisaation. Samoin IT:llä on iso rooli toiminnan mahdollistajana. Tulevissa blogiteksteissä käsitellään myös näitä asioita eri näkökulmista.


Meneekö aikasi toisarvoisten asioiden hoitamiseen?

Monissa keskisuurissa ja suurissakin yrityksissä taloushallinnon rooli on tällä hetkellä rutiinien loppuun saattamista ja virheiden korjausta. Tämän sijaan ajan pitäisi oikeasti kulua tähdellisen tiedon jalostamiseen ja talouslukujen tarkkaan analyysiin. Yrityksen kannalta tämä johtaisi järkevämpiin päätöksiin, jotka pohjautuisivat oikein kerättyyn ja validiin tietoon.

 

Tiedon hyödyntäminen jää kuitenkin kovin monesti hyvin ohueksi tai sitä ei hyödynnytetä ollenkaan. Suurin syy tähän on aika, joka kuluu rutiinityöskentelyyn. Laskutuksessa havaitaan alkupäässä tehtyjä virheitä, ostolaskusta ei tiedetä kenelle se kuuluu tai onko hankintaan ollut ylipäänsä lupaa. Pahimmillaan liittymien osalta korjataan käsin siirtotiedostoa ja ne muutamat raportit, jotka johtoryhmälle ylipäänsä tehdään, lasketaan Excelissä. Strategiseen työhön ei ole aikaa ja toisaalta luotto lukuihin on sillä tasolla, että taloushallinnon uskottavuus on lähes nollassa.

 

Yllä kuvattu skenaario ei onneksi ole enää kovinkaan yleistä. Yrityksissä on moni taloushallinnon asia hyvällä mallilla. Aina löytyy kuitenkin jotain korjattavaa. Tarkka ja huolellinen nykytilan läpikäynti ja kehityssuunnitelman laatiminen kohti suunniteltua tavoitetilaa on usein paikallaan useasssa yrityksessä. Hyvin laaditusta analyysistä ja kehityssuunnitelmasta on vähintäänkin seuraavat kaksi hyötyä:

 

  1. Nähdään nykyiset pullonkaulat ja tunnistetaan niiden tarvitsema ajallinen ja/tai rahallinen investointi.
  2. Toisena miltei arvokkaampana kokonaisuutena nähdään tie tulevaisuuteen ja näkymä kohti liikearvoa lisäävään talousohjaukseen. Tämän lisäksi laadukas kartoitus pitää sisällään nykyisten prosessikuvausten päivityksen tai sellaisten luomisen mikäli ne puuttuvat.
 

Taloushallinnon analyysissä mielestäni tärkeimmät osa-alueet ovat:


  • Nykytilan kuvaaminen prosesseina.

  • Ajankäytön pilkkominen eri prosessin osiin ja tämän liittäminen prosessikuvaukseen.

  • Kokonaiskustannusten kerääminen ja kohdistaminen.

  • Kipupisteiden esiin nostaminen.

Homma maaliin

Kun yllä olevat osa-alueet ovat kunnossa, voidaan siirtyä seuraavaan, vieläkin hedelmällisempään vaiheeseen. Tässä vaiheessa suunnitellaan ja muotoillaan prosessit uudelleen niin, että ne vastaavat liiketoiminnan tarpeita. Liian usein kyseinen vaihe jää odottamaan parempia aikoja tai itse tehtyä loppuraporttia ei hyödynnytetäkään. Tälle on yleensä kaksi pääsyytä: 1. Ei nähdä loppuraportista nousevia selkeitä kehitysehdotuksia ja raportin jalostus tehtäviksi jää kesken. 2. Ei ole aikaa.

 

Ensimmäisen syyn kohdalla on varsinkin kumppanin kanssa analyysia toteutettaessa tärkeää vaatia konkreettisia kehitysehdotuksia listattavaksi, jottei raportista tule liian ylätason harjoitusta. Tarvitaan myös ongelmanratkaisukykyä ja ymmärrystä tarkoitusperiin. Aikataulun on parempi olla vähän liian tiivis kun liian löysä ja on sitouduttava siihen, että aikataulusta myös pidetään kiinni.

 

Toinen syy, aika, on vieläkin yleisempi ongelma. Taloushallinnon kehittämiseen pätee usein samat asiat kuin minkä tahansa muunkin toiminnan kehittämiseen. Alkuun homma vie resursseja, jolloin jaetaan niukkuutta. Tähän selkeä ratkaisu on ottaa kehitystyöhön mukaan kumppaneita, joille voi ja pitää antaa vastuu tehtävien läpiviennistä. Hyvin laaditussa suunnitelmassa on otettu kantaa myös alkuinvestoinnin takaisinmaksuaikaan, jolloin tehtäviä on helpompi arvottaa ja priorisoida toisiinsa nähden.

 

Selkeästi suunniteltu ja tuotteistettu alkukartoitus pitää sisällään nämä kaikki edellä mainitut asiat. Kun näkymä on selkeä, on eteenpäin suuntaaminen mahdollista. Olisiko sinun aika selvittää oman taloushallintosi nykytila ja määritellä miten sitä voisi kehittää? Allekirjoittanut jatkaa mielellään keskusteluja asiasta.

 

 

Ville Räsänen

 

Kirjoittaja toimii Enfolla talousprosessipalveluissa liikkeenjohdon konsultoinnissa sekä projektitoiminnassa. Seitsemän vuotta Enfon palveluksessa toimineella Villellä on osaamista taloushallinnon konsultoinnista useiden eri toimialojen osalta sekä ymmärrys talousprosesseihin liittyvistä tietojärjestelmistä myös pintaa syvemmältä.