364
TUTUSTU mitä me osaamme ja teemme
TUTUSTU mitä me osaamme ja teemme

Close

Osaamisalueet

ota yhteyttä

Haluan siirtyä digitaaliseen dimensioon

Valdation:
* Etunimi:
* Sukunimi:
Yritys:
Puhelinnumero:
* Sähköposti:
Maa:
* Viesti:
Successfully sent!
Could not send the mail, try again later!
KAHVIA VAI TEETÄ? Piipahda luonamme.

Blogi marraskuuta 27, 2015

Tilauksesta kassaan – Tiedätkö sinä miten monen integraation takana rahasi ovat

Jatkumona edelliselle blogitekstilleni keskityn tällä kertaa organisaation elinvoimaisuuden kannalta ehkä tärkeimpään seinästä seinään prosessiin – tilauksesta kassaan. Kyseisen toiminnon kautta muodostuu yrityksen tuloslaskelman ylin rivi eli liikevaihto. Prosessin sujuvuudella on samalla iso vaikutus myyntisaatavien kiertoon ja sitä kautta yrityksen pyörittämiseen sitoutuvaan käyttöpääomaan. Muihin käyttöpääoman kiertoon vaikuttaviin eriin palaan tulevissa blogikirjoituksissani. On hyvä myös muistaa, että kustannuksiltaan tarkasteltuna tilauksesta kassaan-prosessi on yleensä eniten maksava toiminta yrityksissä.

Jatkumona edelliselle blogitekstilleni keskityn tällä kertaa organisaation elinvoimaisuuden kannalta ehkä tärkeimpään seinästä seinään prosessiin – tilauksesta kassaan. Kyseisen toiminnon kautta muodostuu yrityksen tuloslaskelman ylin rivi eli liikevaihto. Prosessin sujuvuudella on samalla iso vaikutus myyntisaatavien kiertoon ja sitä kautta yrityksen pyörittämiseen sitoutuvaan käyttöpääomaan. Muihin käyttöpääoman kiertoon vaikuttaviin eriin palaan tulevissa blogikirjoituksissani. On hyvä myös muistaa, että kustannuksiltaan tarkasteltuna tilauksesta kassaan-prosessi on yleensä eniten maksava toiminta yrityksissä.
 
Parhaimmillaan tapahtumia jotka viime kädessä johtavat siihen, että yritys lähettää laskun, tulee useiden eri järjestelmien kautta. Järjestelmiä, joista tapahtumia laskulle kerätään voi olla rinnakkain yllättävän monia ja laskutusta sanan mukaisesti parsitaan kasaan kuun lopussa useista eri lähteistä. Osa järjestelmistä on automaattisesti integroitu yhteensopiviksi, toiset tapahtumista taas saatetaan hakea manuaalisesti käsin laskutuskatkon aikana. Kun laskutus pakkautuu kuukauden aikana vain muutamalle päivälle, on selvää, että taloushallinto kuormittuu merkittävästi. Tämä johtaa siihen, että prosessivuotojen riski kasvaa jolloin osa laskutettavista tapahtumista ei päädy ikinä laskuille tai tapahtumat huomataankin vasta kuukausien jälkeen. Hyvän ja kattavan sovelluskartoituksen tekeminen tai teettäminen on prosessin suunnittelun tai uudelleen muotoilun tärkeimpiä kulmakiviä. Tällaisen kartoituksen tulisi pitää sisällään kattava analyysi integraatioista muihin järjestelmiin.
 
Yleisesti voidaankin siis sanoa, että seuraavat tilauksesta kassaan-prosessin vaiheet löytyvät tavalla tai toisella jokaisen yrityksen tai yhteisön toimintatavoista. Asiakashankinta johtaa sopimuksen tekemiseen ja tallennukseen. Laskutusperusteena olevat tapahtumat käsittellään ja tapahtuma kohdistetaan oikeaan sopimukseen. Tämän jälkeen tapahtuma laskutetaan, kirjataan myyntireskontraan ja mahdollisesti peritään. Asiakkaalle lähtenyt materiaali myös arkistoidaan kattavan Audit Trailin järjestämistä ajatellen.  Kyseisiä toimintoja taas ohjaavat johdon asettamat ohjeet ja asetukset esimerkiksi asiakkaiden perustamisen ehdoista ja luottopolitiikasta.
 

Menestyksen siemen kylvetään prosessin alussa

 
Kuten kaikissa useamman organisaatioyksikön kattavissa prosessissa, myös tilauksesta kassaan-prosessin alkuvaiheen järjestelmällinen ja kurinalainen sovitun ohjeistuksen noudattaminen luo mahdollisuudet onnistua myöhemmissä vaiheissa. Koko prosessi näkyy uudelle asiakkaalle tarjottavana palveluna. Sillä miten laskun sisältöön vaikuttavat asiat kerätään, miten tapahtumat näkyvät tulevalla laskulla, tai sillä miten maksaminen järjestetään, on suuri vaikutus asiakkaan kokemaan palveluun. Huomionarvoista on kuitenkin, että kurinalaisuus ei tarkoita tässä tapauksessa sitä, että myynti välttämättä olisi muuttunut joustavasta kankeaksi vaan asiakaskokemus on nimenomaan parempi. Oikeilla järjestelmillä ja hyvin hallituilla integraatioilla asiakastyytyväisyyttä saadaan kertaheitolla vietyä parempaan suuntaan.
 

Yhdessä kohti toimivampaa, digitaalisista huomista

 
Yleisenä ongelmana varsinkin keskisuurissa yrityksissä on järjestelmien moninaisuus, integraatiohallinnan ongelmat sekä yhteisen tietomallin puute. Kun liiketoiminta ottaa IT:n mukaan suunnittelemaan järjestelmäympäristöä ja vieläpä yhteisellä liiketoimintalähtöisellä tavalla, nämä ongelmat ovat hoidettavissa. Toinen kipupiste joka liittyy lähtödatan laatuun, on taas enemmän prosessin-johtamiskysymys ja lähtee yrityksen toimintatavoista. Tiedonlaadun aiheuttamia haasteita voidaan ehkäistä sillä, että järjestelmä vatii täyttämään tietyt perustiedot joka kerta. Ihmisillä on kuitenkin taipumus usein mennä sieltä mistä aita on matalin ja työmäärä pienin. Tämän vuoksi onkin ensiarvoisen tärkeää, että luomme taloushallinnon proesseista sellaisia, että tarvittava tieto on helposti tallennettavissa.
 

Ratkaisun avaimet

 
Yhtenä ratkaisuna tilauksesta kassan-prosessivuotoon, sen edelleen kehittämiseen, suunnitteluun ja muotoiluun on prosessiomistajan nimeäminen. Henkilöllä tulee olla kehittävä ote, ymmärrys sisäisistä prosessesta ja niiden vaikutuksista asiakkaisiin sekä tarpeeksi valtaa organisaatiossa tehdäkseen päätöksiä koskien koko prosessia riippumatta kenen ”laatikossa” ketjun osa tapahtuu. Vastuunjakaminen on  ensimmäinen askel ja tämän jälkeen varsinainen työ vasta alkaa. Nykytilan kuvaaminen ja ymmärtäminen, sidosryhmien kartoittaminen ja tahtotilan luominen ovat ensimmäisiä tärkeitä tehtäviä prosessinomistajan listalla. Prosessikuvaukset ja nykyisen sovellus- ja integraatioympäristön tietojen kerääminen ovat osa nykytilan kuvausta. On myös olennaista sidosryhmien osalta hahmottaa kaikki ne tahot, jotka ovat osallisia yrityksen tilauksesta kassaan-prosessiin. Tahtotilan luomisen tulee olla ennakkoluuloton visio siitä mihin suuntaan prosessia pitäisi tulevaisuudessa viedä ja millainen sen tulisi olla. Mittauksen avulla pystytään kartoittamaan etenemistä ja määrittelemään tavoitteita. Tämän kautta itse kehitystyö kohti mahdollisimman vaivatonta ja automaattista monikanavaista laskutusta voidaan aloittaa.
 
Oletko sinä tietoinen oman tilauksesta kassaan-prosessisi nykytilasta? Milloin viimeksi kävit läpi yrityksesi sovellusomaisuuden ja integraatiot? Tiedätkö kuinka paljon tietokannoissa tai siirroissa on rahaa kiinni? Jos kiinnostuit, ole yhteydessä niin katsotaan miten voimme auttaa sinua tehostamaan myyntisaataviesi kiertoa.

Ville Räsänen

Ville Räsänen

 

Kirjoittaja toimii Enfolla talousprosessipalveluissa liikkeenjohdon konsultoinnissa sekä projektitoiminnassa. Seitsemän vuotta Enfon palveluksessa toimineella Villellä on osaamista taloushallinnon konsultoinnista useiden eri toimialojen osalta sekä ymmärrys talousprosesseihin liittyvistä tietojärjestelmistä myös pintaa syvemmältä.

 

Sarjan ensimmäisen osan löydät (http://www.enfo.fi/2015/10/15/potkua-ja-tuloksellisuutta-taloushallintoosi/)