364
TUTUSTU mitä me osaamme ja teemme
TUTUSTU mitä me osaamme ja teemme

Close

Osaamisalueet

Case Novoterm

Case

Matkalla kohti modernia työelämää strategisen kehityksen keinoin

Käännösyritys Novoterm käsittelee päivittäin tietoa monella eri kielellä eri puolilta maailmaa. Mittavan ja globaalin toiminnan tehokas hallinta edellytti Novotermilta viestintätapojen ja informaationhallinnan kehittämistä, tietoturvallista tiedostonhallintaa ja erityisesti yhteistyön sekä yhteisöllisyyden tukemista hyödyntäen nykyaikaisia ja joustavia prosesseja.  Novotermin työelämä: - Kaoottisista sähköpostilaatikoista läpinäkyvään ja avoimeen viestintään muissa kanavissa - Vahvempi yhteistyö ja yhteishenki koko verkoston kesken - Parempi ja tietoturvallisempi tiedostonhallinta pilvestä

ota yhteyttä

Haluan siirtyä digitaaliseen dimensioon

Valdation:
* Etunimi:
* Sukunimi:
Yritys:
Puhelinnumero:
* Sähköposti:
Maa:
* Viesti:
Successfully sent!
Could not send the mail, try again later!
KAHVIA VAI TEETÄ? Piipahda luonamme.

"Olemme nyt tehokkaampia ja entistä houkuttelevampi työpaikka"

 
“Olemme tehokkaampia ja entistä houkuttelevampi työpaikka – tähän tavoitteeseen pääsemme kehittämällä viestintäämme ja yhteistyötämme globaalin kääntäjäverkostomme kesken.”

Tämä oli Novoterm Translation AB:n visio, kun he kääntyivät Enfon puoleen ja halusivat kasvattaa yrityksen suorituskykyä entistä tehokkaampien ja tietoturvallisempien prosessien sekä entistä sitoutuneempien ja tuottavampien työntekijöiden avulla.

Novoterm loi globaalille projektitoiminnalleen digitaalisen toimiston, jossa kääntäjät ympäri maailman pystyivät aina tekemään yhteistyötä ja toimittamaan käännöksiä. Kun kyseinen projekti laajeni, Novoterm tarvitsi entistä tehokkaamman ja turvallisemman tavan toimia. Lisäksi haluttiin vahvistaa kääntäjien sitoutuneisuutta ja luottamusta.

“Emme puhu jokaista kieltä, joten meidän täytyy voida luottaa siihen, että kääntäjämme ovat sitoutuneet korkeaan laatuun. Tavoittelemme heidän sitoutumistaan myös siksi, että he priorisoisivat Novotermia, kun meille tulee kiireellisiä muutostöitä”, projektinvetäjä Miriam Jonker Novotermilta kertoo.

Näistä lähtökohdista Novoterm käynnisti hankkeen syksyllä 2014. Ensimmäinen askel oli tarpeiden tunnistaminen ja samaa aikaa uusien moderniin teknologiaan liittyvien mahdollisuuksien visioiminen. Kehitysalueiksi tunnistettiin seuraavat:

1. Viestinnän ja tiedon lähettämisen parantaminen
2. Yhteisöllisyyden kasvattaminen
3. Tietoturvallisempi ja tehokkaampi tiedostonhallinta
4. Tiiviimpi yhteistyö ja tiedonvaihto
5. Mobiili ja joustava digitaalinen toimisto 

1. Viestinnän ja tiedon lähettämisen parantaminen

Aikaisemmin lähes kaikki viestintä tapahtui sähköpostitse. Kun toiminta laajeni, sähköpostien määrä kasvoi. Projektinvetäjät saivat 100-200 sähköpostia päivässä kääntäjiltä, mikä teki päivittäisestä työstä tehotonta ja myös tietoturvallisuus oli vaarassa, koska toimituksista oli vaikea pysyä ajan tasalla.

“Sähköpostitulvan hallinnoinnista tuli aina vain vaikeampaa ja aikaavievää. tarvitsimme nopeamman, läpinäkyvämmän ja tehokkaamman tavan viestiä”, Miriam Jonker kertoo.

Nykyään projektinvetäjät saavat 2-3 sähköpostia päivässä. Kaikki muu viestintä tapahtuu avoimesti ja läpinäkyvästi muissa kanavissa, joissa heillä on selkeä kontrolli projekteihin ja joissa kaikki projektin jäsenet voivat auttaa toisiaan.

“Lähetämme joka päivä uusia tekstejä ja päivityksiä kääntäjille. Kaikilla on näkymä siihen, milloin käännöksen tulee olla valmis. Projektinvetäjät pystyvät aidosti hallitsemaan sitä, että kaikki tekevät työnsä ajallaan”, kertoo Novotermin projektinvetäjä Eugenie van Exter.

2. Yhteisöllisyyden kasvattaminen

Novotermille on tärkeää hoitaa kaikki tilaukset tehokkaasti ja laadukkaasti. Tämän takaamiseksi kääntäjiltä vaaditaan sitoutumista. Tiukat deadlinet ja ajoittaiset kiireelliset työt pitää voida hoitaa – kuitenkin pitäen kiinni korkeasta laadusta. Viestintä ja yhteistyö sosiaalisen verkoston kautta on luonut Novotermille ”toimistotunnelman”, jonka avulla kaikki osapuolet voivat viestiä keskenään. Sekä projektinvetäjät että kääntäjät ovat nähneet yhteis- ja verkostotyön hyödyn.

“Nyt teemme aitoa yhteistyötä freelanceriemme kanssa, erityisen paljon käytämme Yammeria. Kiitos Yammerin mahdollistaman vuorovaikutuksen olemme pystyneet luomaan todellista yhteishenkeä, vaikka istummekin eri puolilla maailmaa”, Miriam Jonker kertoo. ”Nykyään tuntuu kuin olisin osa perhettä, kun me kaikki työskentemme kohti samoja deadlineja”, kääntäjänä Belgiassa toimiva Frédérique kertoo. 

3. Tietoturvallisempi ja tehokkaampi tiedostonhallinta

Tiedostonhallinta oli Novotermille haaste, heillä oli käytössä Sosius-ratkaisu, joka ei ollut käyttäjäystävällinen eikä muutenkaan käytännöllinen. Sähköposteja läheteltiin edestakaisin ja dokumentteja talletettiin omille koneille, työskentely oli tehotonta eivätkä tietoturva-asiat olleet kohdallaan. Työstekijöillä ei ollut varmuutta, oliko heillä viimeisin tieto käytössään ja välillä heillä ei ollut edes pääsyä oikeaan tietoon. Nyt kaikki tiedostot tallennetaan yhteiseen pilvipalveluun ja niihin pääsevät käsiksi kaikki projektiin kuuluvat henkilöt. Näin päästiin eroon väliversioista ja tiedostoista on vain yksi, viimeksi päivitetty versio. Pilvipalvelun etuna on myös se, että tiedostoihin pääsee käsiksi riippumatta ajasta, paikasta tai laitteesta.

4. Tiiviimpi yhteistyö ja tiedonvaihto

Aikaisemmin yhteistyö oli haastavaa – erityisesti erikielisten tiimien välillä. Kysymyksiä ja vastauksia lähetettiin sähköpostilla projektinvetäjille, joilta kului huomattavasti aikaa tiedon välittämiseen edestakaisin. Uusi tapa työskennellä verkoston kautta on mahdollistanut avoimen viestinnän ja yhteistyön niin samankielisten tiimien kesken kuin muidenkin verkoston jäsenten kanssa. Tämän seurauksena työskentely on tehostunut ja tiedonvaihto kääntäjien kesken on entistä luontevampaa.

5. Mobiili ja joustava digitaalinen toimisto

Nototermin haasteena oli löytää tekninen ratkaisu, joka tukisi omia laitteitaan käyttäviä ja ympäri maailmaa työskenteleviä freelancereita. Oman IT-infrastruktuurin rakentaminen ei ollut taloudellisesti järkevä vaihtoehto. Ratkaisuksi löydettiin integroitu pilvipalvelu, jonka avulla niin Macin, PC:n, älypuhelimen kuin tabletin käyttäjät pystyivät työskentelemään mobiilisti ja joustavasti. Pilvipalvelu oli myös omiaan siihen, että uusi ympäristö ja työskentelytapa voitiin ottaa käyttöön nopeasti. Siksi aikaa jäi myös prosessikehitykseen ja teknologian kaikkien mahdollisuuksien valjastamiseen. 

Novotermin tehokkaat viestintätyökalut

Novoterm valitsi Microsoft Office 365:n, integroidun pilvipalvelun, keskittyen seuraaviin työkaluihin:

  • Yammer  – sosiaalinen verkostoituminen työntekijöille
  • SharePoint Online – intranet ja projektisivut
  • Skype for business – online-tapaamiset ja chat
  • OneDrive for business – henkilökohtainen tiedostonhallinta
  • Exchange Online – sähköposti ja kalenteri “liikkuvaan työhön"

Novotermillä on aina pääsy viimeisimpään teknologiaan

Office 365:n etu on, että sitä kehitetään ja parannetaan jatkuvasti. Sen takia Novoterm ei ole kiinni yhdessä versiossa, jota pitää päivittää – heillä on käytössään aina viimeisin teknologia. Kääntäjien, joiden tarvitsee syöttää vain käyttäjänimi ja salasana, on myös helppo käyttää sitä.

Parannellut prosessit tekevät teknologiasta merkityksellistä

Iso osa arvon tuottamista on rakentaa teknologian mahdollisuuksiin pohjaavat prosessit. Tämä tekee teknologiasta merkityksellistä, mikä puolestaan saa ihmiset käyttämään sitä ja sitä kautta se tuottaa arvoa. Novotermin kohdalla yksi esimerkki tästä on se, miten ihmiset viestivät keskenään ja miten päivittäiset rutiinit hoituvat eri kielitiimeissä. Ennen viestintä tapahtui sähköpostin välityksellä, mikä oli tehotonta ja monimutkaista. Yammerin, SharePoint Onlinen ja Excel Online Surveyn yhdistelmää käyttäen kääntäjien ja projektinvetäjien on nykyään helpompaa saada viimeisin tieto.

Lisäarvoa jatkuvasta kehityksestä

Vaikka Novoterm on nyt siirtynyt uusiin paranneltuihin työskentelytapoihin ja heidän digitaalinen toimistonsa on nyt kaikkien työpäivän perustoiminto, kehitystyö jatkuu. Office 365 päivittyy ja monipuolistuu uusien toimintojen myötä ja tämä vaatii viestintää ja uusien asioiden integrointia prosesseihin. Lisäksi Novotermin täytyy kouluttaa kääntäjiään käyttämään teknologioita parhaalla mahdollisella tavalla. Uusien ja paranneltujen prosessien jalkauttaminen organisaation muuttuvaan kulttuuriin ja ihmisten käyttäytymismalleihin vaatii aikaa ja aktiivisuutta.

Yhdessä asiakkaan kanssa arvioimme jatkuvasti käyttäjäkokemusta sekä teknologiaa ja prosessien sujuvuutta, jotta löydämme seuraavat kehityskohteet. Novoterm näkee kuitenkin jo nyt uuden työskentelytavan suuren arvon:

Pystymme optimoimaan prosessejamme ja takaamaan, että täytämme lupauksemme korkeasta laadusta myös tulevaisuudessa. Samalla kaikki käyttäjät ovat uskomattoman tyytyväisiä siihen, miten paljon yksinkertaisempaa ja antoisampaa yhteistyöstä on tullut. 

Per Kjellgren, CEO, Novoterm

Ratkaisuja digitaalisesta dimensiosta
Enfolla työskentelee 1000 erikoisasiantuntijaa kaikilla IT:n alueilla. Yhdistämällä eri kompetenssialueemme tarjoamme asiakkaillemme yksinkertaisempia, sujuvampia ja fiksumpia ratkaisuja digitaalisessa dimensiossa.

Worklife
Autamme organisaatioita näkemään kokonaisuudet ja ymmärtämään, miten kulttuuri ja työprosessit voivat parantaa innovointikykyä ja auttaa saavuttamaan yrityksen vision.

Novoterm
Novoterm tarjoaa käännöspalveluita, oikolukua ja projektinjohtamista käännöstuotantoon. Yritys toimii globaalisti suuren freelancer-joukon kanssa ja tekee käännöksiä yli 30 kielellä. Novotermin pääkonttori on Tukholmassa.