 Imatran taloushallinto on kustannustehokkuuden malliesimerkki
Imatran kaupungin tehokas taloustoimi on kunta-alalla monelle kannustava esimerkki. Controller Kari Perälälta on useasti kyselty, miten kaupunki pystyy niin kustannustehokkaaseen toimintaan ja prosessienhallintaan. Vastaus löytyy avoimesta ja kehittämishaluisesta johtamiskulttuurista, toimintatapojen uudistamisesta ja oikeanlaisista yhteistyökumppaneista.
Imatran kaupungin taloushallintoa alettiin uudistaa 90-luvun lopulla, jolloin muun muassa laskujen kierrätys lopetettiin. Sitä vastoin Enfon kanssa tuloksekas yhteistyö sai alkunsa, kun Imatran seudun sähkö otti yhteyttä Imatran kaupungin taloustoimeen, ja tiedusteli mahdollisuutta lähettää Enfolla paperilla tulostetut noin 3 000 vuosittaista ostolaskuaan sähköisinä Imatran kaupungille.
Yhteistyössä Enfon, Imatran Seudun sähkön ja Imatran kaupungin kanssa käynnistettiin vuonna 2002 projekti, jonka lopputuloksena laskuja voidaan nyt konekielisesti ottaa vastaan Imatran kaupungin taloushallinnon ostoreskontrajärjestelmään. Myöhemmin Enfo valittiin Etelä-Karjalan kuntien toteuttamassa laskujen tulostus- ja välityspalveluiden kilpailutuksessa myös näiden taloushallinnon palvelujen toteuttajaksi.
Keskittäminen tuo etuja
Kari Perälä siteeraa Valtiokonttorin Kristiina Seppälän verkossa julkaisemaa arviota, jonka mukaan keskimääräiset verkkolaskun käsittelykulut ovat kymmenen euroa. Imatralla verkkolaskun käsittelykulu oli vuoden 2007 tilinpäätöslukujen mukaan vähän päälle viisi euroa. Valtion virastot ja kunnat vastaanottavat vuodessa
miljoonia laskuja, joten Imatran mallin seuraaminen olisi varsin kustannustehokasta muuallakin. – Laskujen käsittelyn täysi keskitys mahdollisti Imatralla käsittelyprosessien yhdenmukaistamisen, vaativan arvonlisäverokäsittelyn osaamisen, kustannusten kohdistamisen sekä uusien kehittämisideoiden välittömän toteuttamisen. Nämä prosessimuutokset kaikki yhdessä minimoivat käsittelyn yksikkökustannuksia merkittävästi, Kari Perälä toteaa.
Tällä hetkellä lähes 80 prosenttia ostolaskuista otetaan vastaan Enfolta Imatran kaupungille sähköisessä muodossa; osa aitoina verkkolaskuina ja loput skannausprosessin kautta samaan ostoreskontramuotoon Enfolla muunnettuna. Kun sähköiseen laskutukseen Imatralla siirryttiin, prosessiin haluttiin mukaan kontrollit, jolloin kaikki ostolaskut lukuun ottamatta sosiaali- ja terveystoimen asiakaslaskuja, ovat kaupungin intrassa
helposti koko henkilökunnan nähtävänä.
–Jos haluaa esimerkiksi tarkastella kaupunginjohtajan ostoja, nekin ovat nähtävillä yhdellä napin painalluksella. Läpinäkyvyys on osa prosessien sisälle rakennettuja valvontamuotoja ja tärkeä osa Imatran kaupungin luottamukseen perustuvaa johtamista sekä ihmiskäsitystä.
Yhteistyö tulevaisuudessa
Sähköisiin toimintoihin siirtyminen ei ole vaatinut Imatran kaupungilta uusia teknologiahankintoja, vaan uudistukset on voitu toteuttaa jo olemassa olevaa talousohjausjärjestelmää hyödyntäen. Tukipalveluiden tehostaminen on mahdollistanut myös kaupungin työntekijöiden tehtäväkiertoa.
– Toimintojen tehostamisen myötä voidaan kunta-alalla myös torjua suurten ikäluokkien eläkkeelle siirtymisen mukana tulevaa uhkaa työvoimapulasta, Perälä uskoo.
Tulevaisuudessa Perälä uskoo yhteistyön Enfon kanssa jatkuvan ja laajenevan entisestään. Kuluttajien verkkolaskutuksen hän uskoo yleistyvän ja myös uusille sovelluksille löytynee käyttöä. Esimerkiksi
terveydenhoitoon liittyvien tiedonantojen suojatussa tietoliikenneyhteydessä Enfolle ja sieltä asiakastulosteiksi on tällä hetkellä vireillä. Tällä voidaan puolestaan vähentää hoitohenkilökunnan työaikaa, joka nyt kuluu puhelimessa asiakkaiden laboratoriotuloksiin ja niiden tulkintoihin vastaamalla.
–Mitään ei toki kannata automatisoida vain pelkän automatisoinnin vuoksi, mutta toimintatapojen rohkealla arvioinnilla voidaan päätyä tekemään asioita fiksummin ja täten saadaan veroeuroille enemmän arvoa, hän päättää.
|
