Oulun kaupunki tehosti laskutustaan Enfon palvelulla

Oulun kaupunki teki Enfon kanssa vuoden 2008 alkupuolella sopimuksen uudesta myyntilaskutuspalvelusta, jonka avulla tehostetaan kaupungin laskuliikennettä ja parannetaan
asiakaspalvelun laatua. Suuren organisaatiorakenteen vuoksi palvelun käyttöönotto on vaatinut runsaasti valmisteluja, mutta kaikkiaan se on sujunut vaivattomasti.

Uuden laskutuspalvelun pariin siirtyminen on ollut käynnissä Oulun kaupungilla asteittain vuoden 2008 syksystä lähtien, sitä mukaa kuin sen omat järjestelmät on saatu valmiiksi. Ensimmäisinä palvelun piiriin siirtyivät vesi- ja satamalaskut, ja niiden perässä palvelu on ulotettu myöhemmin muun muassa päivähoitomaksuihin. Käyttöönotto jatkuu edelleen, ja samalla palvelun piiriin saadaan jatkuvasti uusia asiakkaita.
  – Enfon laskutuspalvelun piiriin kuuluvat kaikki Oulun kaupungin toimialat, joiden työn tuloksena syntyy laskuja. Palvelua käyttävien yksiköiden kirjo on siis erittäin laaja, kertoo kaupungilla laskentapäällikkönä työskentelevä Marja Kariniemi.

Laskutuspalvelu kattaa Oulun kaupungin koko myyntilaskutuksen. Prosessi on yksinkertainen: Oulun kaupunki toimittaa Enfolle kaikki myyntilaskutietonsa sähköisessä muodossa FTP-yhteydellä. Enfolla laskutusmateriaali käydään läpi ja jaotellaan käsiteltäväksi sen mukaan, lähtevätkö laskut Enfolta asiakkaille sähköisessä muodossa vai perinteisinä paperilaskuina.
  – Palveluiden käyttöönoton jälkeen paperilla toimitettaviin laskuihin liittyy tuotannossa aina henkilötyötä. Sen sijaan sähköinen laskutus sujuu käytännössä alusta loppuun automaattisesti tietokoneiden voimin, sanoo Enfon asiakkuuspäällikkö Esko Turtiainen, jonka vastuulla yhteistyö Oulun kaupungin kanssa on ollut palvelusopimuksen solmimisesta lähtien.
  – Laskutuspalvelun sykli on mukautettu asiakkaan tilanteeseen, eli laskutusmateriaali tulee Enfolle isoina erinä kuukausittain. Palvelu ei siis työllistä Enfon laskunkäsittelyhenkilöstöä jatkuvasti, mutta asteittaisesta käyttöönotosta johtuvien lisätöiden vuoksi palvelun lopullista työmäärää on vielä tällä haavaa vaikea arvioida, Turtiainen jatkaa.

Tuloksena säästöjä, asiakastyytyväisyyttä ja maine-etuja

Ensimmäiset sähköisen laskutuksen kokeilut Oulun kaupungissa aloitettiin 2000-luvun alkuvuosina muun muassa nykyisen Itellan ratkaisujen voimin. Kysyntä sähköisen laskutuksen laajemmalle käytölle virisi hiljalleen asiakkaiden parissa. Lopullista läpimurtoa lähdettiin tavoittelemaan Enfon laskutuspalvelulla.
  – Vaikka sähköiseen laskutukseen sisältyy myös esimerkiksi pitkän aikavälin kustannussäästöjä, tärkeimpinä olemme pitäneet palvelun tuottamia aineettomia hyötyjä. Suurin yksittäinen syy kattavan laskutuspalvelun hankkimiseen oli pyrkimyksemme parantaa asiakaspalvelun laatua ja sitä kautta asiakastyytyväisyyttä, Marja Kariniemi mainitsee.
  – Oulun kaupungille ympäristöystävällisen sähköisen asioinnin puolestapuhujana esiintyminen on valtava maine-etu, täydentää Oulun kaupungin tietohallintoasiantuntija Leena Kerola-Korhonen.

Esko Turtiaisen arvion mukaan Enfolta asiakkaille välitettävistä laskuista kuitenkin vasta noin kolmannes on sähköisiä, ja suhdeluku voisi olla parempikin. Syynä tilanteelle on sähköisen laskutuksen hidas yleistyminen juuri kuluttajien piirissä.
  – Suomessa kuluttajien sähköisen laskutuksen yleisyys on vielä huomattavasti yritysasiakkaita jäljessä, ja Oulun kaupungin myyntilaskuista merkittävä enemmistö menee juuri kuluttajille. Suhdeluku parantuu tulevaisuudessa varmasti, kun sähköisen laskutuksen edut saadaan myös kuluttaja-asiakkaiden tietoon, Turtiainen huomauttaa.

Julkisissa organisaatioissa sähköisen kuluttaja-asioinnin edistäminen nähdään erittäin tärkeänä.
  – Sähköisten asiointimahdollisuuksien tarjoaminen ja niistä tiedottaminen kansalaisille on tärkeä tapa herättää myös heidän mielenkiintonsa näitä palveluja kohtaan. Juuri siksi Oulun kaupunki panostaa tähän koko ajan enemmän, Kerola-Korhonen sanoo.

Sujuvaa ja mutkatonta yhteistyötä

Kun päätös palvelun ostamisesta saatiin Oulun kaupungissa muodostettua, hanke eteni suuruutensa vuoksi julkisen kilpailutuksen kautta. Kaikkien tarjolla olleiden ratkaisuvaihtoehtojen joukosta juuri Enfon laskutuspalvelu valikoitui hinta-laatusuhteeltaan parhaaksi. Sen tärkeimpinä etuina nähtiin muun muassa palvelun kokonaisvaltaisuus sekä sopivuus myös suuren organisaation tarpeisiin.
  – Palvelu on jouduttu ottamaan käyttöön verkkaisesti asteittain, sillä Oulun kaupungin käyttämien erilaisten laskutusjärjestelmien valmistelu palvelun kanssa yhteensopiviksi on vienyt aikaa. Palvelun sisällön ja siihen liittyvien tarpeiden määrittäminen kaupungin organisaation sisällä on ollut prosessin työläin vaihe, kertoo Leena Kerola-Korhonen.

Kariniemi ja Kerola-Korhonen ovat kumpikin yhtä mieltä siitä, että Enfo on suoriutunut palvelun käyttöönotossa erinomaisesti.
  – Varsinkin puitteiden haastavuuteen nähden yhteistyö Enfon kanssa on sujunut hienosti. Kun valmistelut kaupungin taholla saatiin ensin päätökseen, on itse palvelun implementointi onnistunut varsin juoheasti, Kerola-Korhonen mainitsee.
  – Vaativaksi käyttöönottoprosessia ei voi sanoa. Hanke on edennyt aikataulussa eikä se ole edellyttänyt meidän organisaatioltamme erityistä totuttelua tai muitakaan ponnisteluja. Palvelun onnistunutta ja ammattitaitoista käyttöönottoa on ollut ilo seurata, lisää Marja Kariniemi.