Valioluokan verkkolaskuja

Valion myyntilaskujen sähköistäminen verkkolaskuiksi antaa yhtiön asiakkaille mahdollisuuden ohjata resurssejaan muuhun kuin laskutusrutiinien pyörittämiseen. Suomalaisten maidontuottajien osuuskuntien kautta omistama Valio jalostaa ja markkinoi pääasiassa maitopohjaisia tuotteita. Liikevaihdoltaan Valio on maamme suurin elintarvikealan yritys. Se käsittelee noin 80 prosenttia kaikesta Suomessa tuotetusta maidosta.
 
Meijerialan toimintamalli poikkeaa jonkin verran monista muista toimialoista. Valion omistus henkilöityy noin 13 100 maidontuottajaan, jotka ovat omistajajäseninä osuuskunnassaan. Nämä osuuskunnat omistavat Valio Oy:n osakkeet.

Maidontuottaja vastaa raaka-aineen tuotannosta, osuuskunta puolestaan huolehtii tuottajayhteyksistä ja tilakohtaisesta neuvonnasta. Valio Oy jalostaa ja markkinoi tuottajilta kerätyn maidon.

Verkkolasku lisää tehokkuutta

Toimialan ominaispiirteet heijastuvat luonnollisesti myös tietotekniikkaan.

- Logistisesti maitotuotteet ovat lyhytleimaista tavaraa, joka liikkuu nopeasti. Tilaukset tulevat suoraan asiakkailta, ja ne myös toimitetaan suoraan asiakkaille. Laskutusmielessä tämä tarkoittaa sitä, että laskumassat ovat suuria, kertoo Valion järjestelmäpäällikkö Hannu Oksanen.

EDI/OVT-teknologiaan eli tiedon automatisoituun siirtoon organisaatioiden tietojärjestelmien sovellukselta toiselle perustuva sähköinen myyntilaskutus Valiolla on ollut käytössään jo pitkään, koska vähittäiskauppapuoli ja isot keskusliikkeet ovat lähestulkoon täysin EDI-maailmassa. Selkeä enemmistö Valion kokonaislaskumäärästä kulkeekin EDI:nä.

Uutena palveluna Valion palettiin on tullut verkkolasku. Ensimmäiset viralliset myyntilaskut lähtivät sähköisinä verkkolaskuina asiakkaalle tammikuun lopussa.

- Verkkolaskuja suosivat kaikenkokoiset yritykset. Verkkolasku on kätevä myös monille Valion hotelli-, ravintola- ja catering-alan asiakkaille. Erityisesti kunnissa paperilaskun siirtely ympäri toimipisteitä on aika turhaa työtä, kun laskun voi saada sähköisenäkin.

Aikaisemmin Valion on pitänyt lähettää kaupunki- tai kunta-asiakkaalleen iso nippu laskuja, koska kunnat haluavat kirjata joka toimipisteensä erikseen. Verkkolaskua ei tarvitse kierrättää eri toimipisteiden välillä.

- Säästösyistä valtaosa kunnista haluaa skannata paperimuotoiset laskut itse. Mutta moni kunta on jo oivaltanut säästävänsä vielä enemmän, kun laskut tulevat sähköisinä. Mitä vähemmän tarvitsee käsitellä paperia, sitä tehokkaampi prosessi on. Toivon mukaan verkkolaskumme antavat osaltaan ihmisille mahdollisuuden keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen paperin siirtelyn sijasta, Oksanen toteaa.

- Laskujen sähköistymisellä on suotuisa vaikutus palvelutuotantoon. Se ohjaa kuntien ja yritysten resursseja johonkin muuhun kuin byrokratian pyörittämiseen, täydentää Oksasen kollega, tietojärjestelmäpäällikkö Arto Puurunen.

Asiakastyytyväisyys kasvaa

Verkkolaskuista hyötyy kumpikin liiketoimintaprosessin osapuoli – se, joka laskun tuottaa, ja se, joka sen vastaanottaa ja käsittelee.

- Toki verkkolaskuista on hyötyä myös Valiolle. Asiakastyytyväisyytemme paranee, ja samalla säästämme muun muassa postimaksuissa, Oksanen kuvaa.

Valio toteuttaa myyntilaskujen sähköistämisen verkkolaskuiksi yhdessä Enfon kanssa.

- Talon sisällä ei projektin vuoksi muutu juuri mikään. Verkkolaskutus on meille järjestelmätekninen asia, josta on tehty sopimus palvelutoimittajan kanssa. Tulostuspalvelujen ulkoistamisen Enfoon aloitimme jo vuonna 1996, joten periaatteessa tieto menee meiltä Enfolle samanlaisena kuin aikaisemminkin. Meidän täytyy vain laittaa mukaan tietyt tunnisteet, Oksanen jatkaa.

Osuuskuntien ostolaskut verkkoon

Valion omistajaosuuskunnat ovat myös hiljattain muuttaneet ostolaskujen käsittelyprosessejaan. Vuonna 2005 Valion 16 hankintaosuuskuntaa hankkivat Enfolta käyttöönsä sähköisten ostolaskujen kierrätys- ja hyväksymisjärjestelmän.

- Osuuskunnille kertyy verkkolaskuista aika lailla samoja säästöjä kuin kunnille. Prosessit virtaviivaistuvat. Ennen meni viikko tai kaksi siihen, että lasku tuli fyysisesti osuuskuntaan ja kiersi monta pistettä läpi. Kaikkien piti laittaa siihen puumerkkinsä. Sitten lasku saapui ostoreskontran puolelle, jossa se meni maksatukseen. Nyt lasku on maksatuksessa vuorokauden sisällä siitä, kun se saadaan sisään Enfon järjestelmiin. Kierto nopeutuu huomattavasti, kertoo Puurunen, joka palvelee Valion hankintaosuuskuntia IT-asioissa. 

Verkkolaskuista on myös se etu, että sähköisessä muodossa olevan laskun saa helposti arkistoon, jossa se on kaikkien luettavissa.

- Osuuskunnille tulee yhteensä noin 100 000 ostolaskua vuodessa. Ennen niiden arkistointiin tarvittiin hyllymetreittäin mappeja. Kun jotain laskua tarvittiin, reskontrassa piti etsiä oikea lasku, ottaa siitä kopio, pistää se kirjekuoreen ja lähettää asianosaiselle henkilölle sisäisenä tai valtion postina. Nyt se, joka tietoa tarvitsee, voi itse tarkistaa tiedot sähköisestä arkistosta.

Kokemus ratkaisi kumppanin

 Verkkolaskukumppania valittaessa Valio keskusteli luonnollisesti monen eri tietotekniikkatalon kanssa. Oksasen mukaan Enfon valinta perustui suurelta osin siihen, että se on Valion pitkäaikainen yhteistyökumppani IT-asioissa.

- Päätökseemme vaikutti ensinnäkin se, että tunnemme toisemme pitkältä ajalta. Enfon kanssa ei ole ollut minkään valtakunnan ongelmia, jotka olisivat johtuneet suoraan Enfosta. Palvelu on ollut todella hyvää ja joustavaa. Luotamme siihen, että asiat hoituvat kunnolla.

Puurunen on kommenteissaan samoilla linjoilla. - Varmuus on ollut tosi merkittävä yhteistyötämme vahvistava tekijä. Jos jotain ongelmia on joskus ollut, silloinkin Enfo on osoittautunut erittäin venymiskykyiseksi.