Lisää tehoa laskuliikenteeseen
Sähköinen ostolaskujen kierrätys ja paperilaskujen skannaus tukevat Avaran kannattavaa kasvua. Kiinteistöliiketoimintaa harjoittava Avara-konserni on erikoistunut kiinteistösijoittamiseen ja isännöintiin. Konsernin palveluksessa työskentelee noin 250 henkilöä ja sen liikevaihdon vuonna 2011 arvioidaan olevan noin 88 miljoonaa euroa. Yritys omistaa 8 000 vuokra-asuntoa. Konsernin omien kiinteistöjen lisäksi isännöinnin isoja asiakkaita ovat muun muassa kuntien omistamat taloyhtiöt. Yritys isännöi esimerkiksi Joensuun kaupungin ja Kirkkonummen kunnan kaikki vuokra-asunnot.
- Kaikille kiinteistöille ja asunto-osakeyhtiöille tulee kuukausittain laskuja muun muassa huoltoyhtiöltä, energiayhtiöltä, vesilaitokselta ja jätehuollosta. Meidän isännöintimme piirissä on omia ja asiakkaidemme asunto- ja kiinteistöyhtiötä yhteensä noin 2 000, ja niihin kuuluu yli 50 000 asuntoa. Siitä kertyy vuosittain satojatuhansia laskuja, laskee Avara Management Oy:n tietohallintopäällikkö Ossi Määttä. Pääasiassa juuri isännöintiin liittyvän laskuliikenteen järkeistämiseksi Avara päätti siirtyä kierrättämään ostolaskut sähköisesti. Kumppaniksi valittiin Enfo.
Samalla väkimäärällä enemmän aikaan
- Haemme laskujen sähköistämisen ja skannauspalvelun avulla ennen kaikkea tehokkuutta. Jos laskut tulevat paperisina, jonkun pitää ensin aukaista ne, sitten ne laitetaan kiertoon tarkistettavaksi ja sen jälkeen vielä reskontraan maksatettavaksi. Se on prosessina iso, varsinkin suurilla laskumassoilla, Määttä toteaa.
Jos isoa laskumäärää liikutellaan paperilla paikasta toiseen, on myös vaarana, että laskuja häviää matkan varrella tai ainakin jää seisomaan jonkun pöydälle. Sähköisessä muodossa laskun kierto nopeutuu. Myös valvonta paranee, kun tiedetään koko ajan, missä vaiheessa prosessia tietty lasku on menossa. Myös yrityksen tilit pysyvät paremmin ajan tasalla.
- Sähköisen laskunkierron ansiosta saamme samalla väkimäärällä enemmän aikaan. Kun yhden laskun aiheuttama hallinnollisen työn määrä vähenee, taloushallinnon ja kirjanpidon puolella voidaan hoitaa useampia laskuja ja isännöitsijöillä on enemmän aikaa omille asiakkailleen.
- Isännöinti on Avaran kasvuala, joten voi sanoa, että sähköinen laskutus on meille yksi kannattavaa kasvua tukevista tekijöistä.
Mutta miksi ostolaskujen sähköistämiseen valittiin kumppaniksi juuri Enfo?
- Tulostuspalvelun kautta meille on kertynyt hyviä kokemuksia Enfon asiakkaana olosta ja palvelusta. Teimme aiemmin yhteistyötä erään toisen yrityksen kanssa, mutta se yhteistyö ei toiminut, joten keväällä 2005 valitsimme kumppaniksi Enfon, Määttä kertaa.
Vaakakupissa painoi myös se, että Enfolla oli jo ennestään Avaran kannalta sopivanlaisia asiakkaita, esimerkiksi energiayhtiöitä.
- Tämä oli meille kustannuskysymys: jos heillä kerran on jo asiakkaina sähkölaitoksia ja energiayhtiöitä, jotka ovat myös meidän toimittajiamme, se pudottaa sähköisten laskujen välitysmaksun nollaan euroon.
Meillä on myös paljon omia sisäisiä laskuja. Enfon avulla ne laskut voidaan kierrättää samaa reittiä kuin kaikki muutkin laskut, jolloin niiden välittämisestä ei tarvitse maksaa ulkopuolisille operaattoreille. Määtän mielestä on helpompaa, ettäpalveluntarjoaja on sama sekä paperisille skannaukseen meneville ostolaskuille että aidoille sähköisille laskuille.
- Kun käytössä on yhden luukun periaate, laskuliikenteestä ei tarvitse keskustella liian monen yrityksen kanssa.
|
