Uudessa pääkonttorissa puolet vähemmän
tulostimia

Kun vakuutusyhtiö Fennia päätti rakentaa uuden pääkonttorin, yrityksen tietohallinto sai harvinaisen mahdollisuuden suunnitella oman talonsa tietotekniikkaratkaisut alusta asti. Harvinaista on myös, että tietohallinnosta kuulee kerrottavan tulostamisen sujuvan helposti. – Uudenlainen henkilökorttitulostus on ollut käytössä kuukauden, ja järjestelmä on toiminut hyvin, Tuomas Nurmi Fennian tietohallinnosta kertoo.

Henkilökorttitulostus on mahdollistanut tulostimien määrän puolittamisen. Henkilökohtaisista tulostimista on luovuttu kokonaan. Tulostaminen tapahtuu omalta koneelta kuten ennenkin mutta tulostustyö menee
ensimmäiseksi palvelimelle. Tämän jälkeen työntekijä voi kävellä haluamansa tulostimen luokse ja tulostaa työnsä henkilökortin avulla ilman turhia salasanoja. – Näimme henkilökorttitulostuksen HP:n demoympäristössä. Tiesimme heti, että ratkaisu sopisi meille, Elina Kotilanen Fennian tietohallinnosta sanoo.

Aluksi tulosympäristön muutos lähti liikkeelle HP:n johdolla, mutta projekti oli luonnollisempaa siirtää Enfon kaltaiselle yritykselle, joka huolehtii projektinhallinnasta asiakkaan puolesta. Enfo oli Fennialle lisäksi vanha yhteistyökumppani, joka toimii yrityksen tietotekniikka-asiantuntijana ja lisenssinhankinnan palveluntarjoajana. Mukana muutosprosessissa oli hyvässä yhteistyössä myös Docsolutions ja korttilukijaksi
asiakas valitsi SafeCom-ratkaisun.

Tehokkuutta, kierrätystä ja tietoturvaa

Korttitulostus järkevöittää paperin ja värijauheen kulutuksen, minkä lisäksi käyttäjällä on mahdollisuus saada tulosteensa paperille, vaikka työntekijä olisi kaukana omasta työpisteestään tai lähin laite olisi epäkunnossa. Uusi palvelu myös pienentää tulostuspalvelimien ja työasemien ylläpitokustannuksia. – Myös tietoturva paranee, avainasiakaspäällikkö Johanna Seppälä Enfolta muistuttaa. Jos tulostaminen syystä tai toisesta ei onnistu, käyttäjän ei enää tarvitse huolehtia siitä, että unohdettuja tulosteita ei myöskään jää lojumaan tulostimelle. HP:n toimesta asiakasympäristöön toimitettiin lisäksi useita värikasettien kierrätyslaatikoita, jotta kasetit saadaan ympäristöystävällisesti kierrätettyä. HP tyhjentää laatikot sovitusti, sopivin väliajoin.

Enfo pyrkii jatkossakin ennen kaikkea hahmottamaan asiakkaan liiketoiminnan tarpeet ja muutokset toimintaympäristössä. – Kun valitsee toimittajaksi Enfon, asiakkaan ei itse tarvitse huolehtia kaikista asioista. Enfon avainasiakaspäällikkö kokoaa muut toimittajat yhteen ja tuo paketin asiakkaalle helposti esitettävässä muodossa. Taustatyö tehdään asiakasta vaivaamatta, avainasiakaspäällikkö Johanna Seppälä toteaa.

Kartoittamalla tulostuskustannukset voi säästää yli 30 prosenttia

Enfo panostaa vahvasti toimistotulostukseen. Enfo ei ole pelkkä HP:n laitetoimittaja, vaan se on keskittynyt tulostuspalveluiden ja ratkaisujen myyntiin. Tärkeintä on löytää asiakkaalle oikea laite oikeaa paikkaan. Gartnerin tutkimuksen mukaan useimmat yritykset voivat säästää jopa 30 prosenttia vuodessa asiakirjojen tuotantokustannuksista hoitamalla asian hyvin.

Usein tulostuslaitteiden hankinta tapahtuu IT-osaston kautta ja tarvikkeet ostetaan muiden tarviketilausten ohessa. Näin todelliset tulostuskustannukset jäävät selvittämättä. Enfon uudessa palvelussa yrityksen nykyisen tulostusympäristön kustannukset selvitetään ja Enfon suunnitteleman uuden optimoidun ympäristön kustannukset lasketaan auki.

Nykyään useimmissa toimistoissa tulostetaan enemmän kuin kopioidaan, minkä vuoksi ensiluokkaisia tulostavia laitteita tarvitaan enemmän kuin pelkkiä kopiokoneita. Vaikka tulostustarpeiden muutosta on vaikea ennakoida, jo nyt on nähtävissä sähköisen tiedon määrän kasvaessa lisääntynyt tarve kehittää laitteita, jotka pystyvät vastaanottamaan tietoja ja tulostamaan missä tahansa paikassa. Enfon myös huollon kattava palvelukokonaisuus ja HP:n laitteet säästävät työntekijöiden aikaa tuottavampaan työhön.