Sanoma News laskuttaa puolet sähköisessä muodossa

Sanoma News Oy on sähköistänyt laskutustaan. Tällä hetkellä käytössä on Enfon verkkolaskupalvelu, ja samalla tarjotaan henkilö asiakkaille mahdollisuutta e-laskun hyödyntämiseen.

Sanoman laskutuspäällikkö Toni Rannan mukaan
mediatalo pyrki tehostamaan toimintojaan ottamalla käyttöön sähköisen laskutuksen kanavat. Sähköisten laskujen käsittely nopeuttaa ja helpottaa työtä. Pääosa yritysasiakkaista ostaa Sanoman medioista ilmoitustilaa. Asiakkaiden valmius ottaa vastaan verkkolaskuja kasvaa jatkuvasti. – Vaikka verkkolaskujen kappalemäärä on vain reilut kymmenen prosenttia Sanoman kaikista medialaskuista, kyseessä on merkittävä asia yritykselle. Verkkolaskujen vastaanottajia on yli 2 000 kappaletta, Ranta sanoo.

Rannan mukaan muutosprosessi eteni ilman suurempia ongelmia. Myös Enfon puolella projektin kulkuun oltiin tyytyväisiä. Sähköinen laskutus otettiin käyttöön lokakuussa 2007 ja palvelu on toiminut hyvin. Yhteistyökumppanit olivat samoilla linjoilla muutoksen toteuttamisesta. – Kun pääsimme sopimukseen projektin reunaehdoista, homma olisi tekemistä vaille valmis, Enfon asiakkuuspäällikkö Mikko Uotinen sanoo.

Sanoma ei halunnut asettaa muutokselle mitään tiettyä aikarajaa vaan verkkolaskutus otettiin käyttöön, kun se oli valmis. Enfolle tämä tarkoitti palvelun muokkaamista juuri mediatalon tarpeisiin sopivaksi. Lisäksi huomioon tuli ottaa tunnistetietojen suuri määrä, koska Sanomalla on kymmeniä medioita, joihin ilmoituksia myydään.
– Me halusimme verkkolaskun vastaavan tietosisällöltään ja mahdollisuuksien mukaan ulkoasultaan
paperilaskuamme. Enfolle tämä tarkoitti pientä lisätyötä, koska laskuissamme on enemmän tietoa kuin standardilla verkkolaskulla, Ranta sanoo.

Seuraava kehityshaaste liittyy Rannan mielestä markkinointiin. Aikaisemmin markkinointiosasto on mielellään laittanut paperilaskujen kuoriin omia tiedotteitaan. Nyt on ollut huolta ilmassa, miten jatkossa markkinointi hoidetaan verkkolaskutuksen yhteydessä. Enfo on ollut asian suhteen hereillä. – Me olemme jo lanseeranneet erilaisia Enfon arvoviestintä- ratkaisuja, jotka täydentävät myyntilaskutuspalvelua, Mikko Uotinen vihjaa vierellä.

Kaikki toiveet huomioon

Enfon perusajatteluun kuuluu, että asiakaskohtaiset toiveet pyritään toteuttamaan. Myyntilaskupalvelu on asiakkaalle helppo ratkaisu, sillä Enfo ottaa vastaan asiakkaan lähettämän aineiston sellaisenaan, eikä laskutusjärjestelmään tarvitse tehdä muutoksia. Palvelu kattaa kaiken aineiston vastaanotosta sähköisiin laskuihin, laskujen tulostukseen, postitukseen, raportointiin sekä arkistointiin saakka. Enfon myyntilaskupalvelussa samasta aineistosta saadaan tulostusaineisto ja sähköinen laskuaineisto, verkkolaskut ja e-laskut, ja koko laskuaineisto voidaan raportoida sekä arkistoida sovitun mukaisesti.

Tämän lehtijutun haastattelupäivänä myös Sanoman henkilöasiakkaat saivat ensimmäistä kertaa mennä verkkopankkiin tekemään sopimuksen Sanomien ilmoituslaskujen vastaanottamisesta sähköisessä muodossa. E-laskutus on sopiva palvelu myös pienille yrityksille, jotka asioivat Sanoman kanssa.

– Tämä e-laskun toteuttaminen oli ehdottomasti nopeampi projekti kuin verkkolaskutukseen siirtyminen, koska pohja oli valmis, Mikko Uotinen toteaa. Asiakkaan kannalta e-lasku on helppo. Sanoman osalta e-laskun käyttöönotto oli vaivaton, sillä laskuaineisto lähetetään samassa muodossa kuin verkkolaskujen osalta. Enfo hoitaa lisäksi sopimukset pankkeihin päin. – Hieno puoli e-laskussa on myös se, että lähtökohtaisesti laskujen osoitetiedot ovat aina oikein, koska asiat hoituvat verkkopankissa, Ranta toteaa.