Case Finavia - matkalla kohti pilveä

Case

Finavia matkalla kohti pilveä – kaupallisten palveluiden vuokrasovellus raportoinnin ja laskutuksen automatisoinnin suunnannäyttäjänä

Finavia pyrkii kehittämään talouden palveluitaan, joiden yksi osa ovat lentokenttien liiketiloihin liittyvän tiedon ilmoittamisen, vuokran määrittämisen, laskutuksen ja raportoinnin automatisointi. Enfo rakensi Finavian liiketoiminnan ja talousyksikön tarpeisiin räätälöidyn vuokrasovelluksen, joka vähentää merkittävästi manuaalista työtä.

Uusi vuokrasovellus palvelee sekä Finavian vuokralaisia että Finavian talousyksikköä ja liiketoimintaa. Vuokralaiset ilmoittavat sovelluksen avulla tietoja vuokralaskutusta ja raportointia varten. Tiedot siirtyvät sovelluksesta automaattisesti vuokralaskutukseen ja raportointiin. Aikaisemmin talousyksikkö keräsi tietoja vuokralaisilta Excelin ja sähköpostin välityksellä, jolloin tietojen siirtyminen laskutukseen ja raportointiin oli manuaalista. Nyt tämä työläs prosessi on saatu automatisoitua.

Vuokrasovelluksen taustalla on edistyksellinen laskentalogiikka

Liiketilavuokrien laskutuksessa on huomioitava monta liikkuvaa osaa, jotka uudessa vuokrasovelluksessa on otettu huomioon. Toimivan automaation taustalla on edistyksellinen laskentalogiikka, jota varten Enfo rakensi perusteellisen mastertietojen hallintamallin.

”Jotta sovellus toimii, kuten sen pitää, on taustalla tapahtuvissa laskennoissa ja logiikoissa huomioitu Finavian ja asiakkaan väliset sopimukset ja niihin liittyvät velvoitteet. Lisäksi vuokrasovellukseen täytyi sisällyttää normaalit taloushallinnon työkalut esim. korjaustoiminto. Liiketoimintakriittisyydestä johtuen tietoturvaan täytyi kiinnittää erityistä huomiota”, kertoo projektipäällikkönä hankkeessa toiminut Finavian Mika Hirvaskari.

Helppokäyttöisyyttä käyttäjille ja talousyksikölle

Vuokrasovelluksesta haluttiin mahdollisimman helppokäyttöinen. Tarpeen pohjalta syntyi selainpohjainen portaali, jonka avulla vuokralaiset voivat helposti ilmoittaa tietoja mistä tahansa.

”Meidän talousyksikkömme on ollut ratkaisuun tyytyväinen. Manuaalinen ja aikaa vievä prosessi on saatu automatisoitua ja raportointia on sitä kautta voitu kehittää. Kehittäminen lähti liiketoiminnan ja talouden tarpeista. Talouden asiantuntijat olivat keskeisessä roolissa koko projektin tavoitteiden, vuokrasovelluksen ja raportoinnin määrittelyssä sekä aktiivisesti mukana läpi koko projektin.”, kertoo Hirvaskari.

Ainutlaatuinen alusta asti räätälöity ratkaisu on Finavialle vasta kiihdytyspiste

Täysin Finavian tarpeiden mukaan toteutettu ratkaisu oli ainutlaatuinen toteutus sekä Finavialle että Enfolle. Enfo toteutti alusta asti räätälöidyn sovelluksen. Ratkaisussa käytetty Microsoftin teknologia on uusinta uutta ja toteutus on pilvipohjainen.

”Tämä on yksi ensimmäisistä Finavian pilvipohjaisista toteutuksista ja on toiminut meille ikään kuin suunnannäyttäjänä siinä, mihin suuntaan olemme menossa. Projektissa oli paljon uutta sekä meille että Enfolle. Enfolla oli vuokrasovelluksen rakentamisessa hyvä ja proaktiivinen ote. Vastuullinen konsultti valmistautui tapaamisiin hyvin, esittäen jo valmiiksi miettimiään parannusehdotuksia. Näin pystyimme tekemään päätöksiä nopeasti ja eteneminen oli sen ansiosta sujuvaa”, tuumaa Hirvaskari.

Vuokrasovellus ja sitä tukeva raportointi on osa suurempaa kokonaisuutta Finavian kaupallisten palveluiden raportoinnin kehittämisessä. Seuraava askel kokonaisuudessa on pysäköintimaksujen raportoinnin kehittäminen, jossa Enfo on mukana.

Ratkaisun hyödyt Finavialle

  • Manuaalisen työn vähentyminen ja talousyksikön työn tehostuminen. Vuokralaisten ilmoittamien tietojen käsittely ja hyödyntäminen automaattisessa prosessissa
  • Parempi käyttökokemus Finavian vuokralaisille – ei manuaalista Excelin täyttöä.
  • Raportoinnin ajantasaisuus ja parempi tarkkuustaso

 

Finavia tarjoaa ja kehittää lentoasemapalveluja, joiden kulmakivinä ovat turvallisuus, asiakaslähtöisyys ja kustannustehokkuus. Finavian kattava 21 lentoaseman verkosto mahdollistaa kansainväliset yhteydet Suomesta maailmalle − ja maailmalta eri puolille Suomea. Helsinki-Vantaan lentoasema on Pohjois-Euroopan johtava vaihtoasema kaukoliikenteessä.