Case huhtikuuta 11, 2018

Parempia päätöksiä ja tyytyväisiä käyttäjiä – näin Länsförsäkringar otti digitaalisella matkallaan seuraavan askeleen yhdessä Enfon kanssa.

Enfo ja Länsförsäkringar Stockholm ovat tehneet yhteistyötä jo yli kymmenen vuoden ajan. Yhteistyö sai uusia ulottuvuuksia, kun Länsförsäkringar Stockholmin käyttämäsuunnittelu- ja seurantajärjestelmä uusittiin. Tavoitteena oli muuttaa talousosaston ajankäyttöä siten, että 20 % ajasta kuluisi tiedon keräämiseen ja 80 % sen analysointiin. Lähtötilanne oli jokseenkin päinvastainen. Vanhat suunnittelu- ja seurantaratkaisut olivat vanhentuneita, ja Excel-tiedostoja käytettiin suunnittelun ja seurannan tukena manuaalisesti.

Uudella ratkaisulla tehtiin vuoden 2016 lopulla ensimmäinen vuosiennuste, joka osoittautui onnistuneeksi. Keskeisiä tekijöitä asiakaskokemuksen kannalta olivat yksinkertaisuus ja nopeus. Käyttäjien saaminen mukaan kehitystyöhön oli tärkeä menestystekijä, ja mukaan otettiin myös sellaisia käyttäjiä, jotka eivät päivittäin käyttäneet talousjärjestelmää. Tästä on saatu paljon positiivista palautetta, ja se avaa tietä työntekijöiden arkea parantavalle kestävälle ratkaisulle. Myös johdon on nyt helpompi tehdä hyviä päätöksiä ja suunnitella resurssien käyttöä. "Early warning system" -järjestelmän avulla on mahdollista ennakoida, miltä tilanne näyttää kahden vuoden päästä, jos nyt ei tehdä mitään. Se luo proaktiivisuutta ja antaa paremmat mahdollisuudet tehdä oikeita päätöksiä.  

"Tällä hetkellä jokainen osastopäällikkö käyttää noin 15 minuuttia kuukaudessa seuraavan kahden vuoden ennusteen laatimiseen. Central Control (?) tukee tarvittaessa liiketoimintaa järjestelmän käytössä, mutta ratkaisu on varsin looginen ja helppokäyttöinen", sanoo Länsförsäkringar Stockholmin Business Controller Katarina Henning. Katarina oli keskeisessä asemassa siirtymäprojektissa.

Kuukausiennuste antaa Länsförsäkringar Stockholmille mahdollisuuden tehdä yksityiskohtaisempia suunnitelmia liiketoiminnan kannalta keskeisillä alueilla. Olemme pystyneet yhdessä muun muassa automatisoimaan raporttien tuottamisen integroimalla erilaiset tiedonlähteet yhteiseen tietovarastoon. Tämä yhteinen järjestelmä palvelee sekä suunnittelua että raportointia. Tiedon keruu yhteen ja samaan paikkaan on monella tavoin hyödyllistä. Sen ansiosta ratkaisu sopii paremmin yhteen liiketoiminnan kanssa ja se mahdollistaa sen, että käyttäjät ymmärtävät seurantaa paremmin. Kuukausittaisten ennusteiden teko jopa 24 kuukauden päähän säästää aikaa. Kun teemme ennusteen marraskuussa, meillä on seuraavan tilivuoden liiketoimintasuunnitelma käytännössä valmiina. Prosessi, joka ennen vaati aikaa ja vaivaa, ei nyt vie juurikaan enempää aikaa kuin kuukausiennusteen laatiminen.

Hanke on parantanut ennusteiden laatua merkittävästi. Koska Länsförsäkringar Stockholm haluaa olla kehityksen kärjessä, sillä on jatkuvasti uusia liiketoiminnan kehittämistä koskevia ajatuksia ja ideoita. Hanke on ollut erittäin onnistunut, mutta samalla se on tuonut esiin uusia kehityskohteita. Se on positiivista. Tavoitteena on, että Central Control on aktiivinen liiketoimintakumppani. Matkan seuraavassa vaiheessa on tarkoitus tuottaa oleellista tietoa, joka on esitetty helposti ymmärrettävässä ja käyttäjäystävällisessä muodossa. Tätä ideaa kehitämme nyt edelleen. 

Ratkaisun laadullisena etuna on, että se tarjoaa paremman perustan päätöksille ja helpottaa jokaisen ennusteprosesseihin osallistuvan arkea. Määrällisenä etuna ovat epäsuorat säästöt, joita on syntynyt, kun keskitetyistä controller-toiminnoista on vähennetty kaksi controlleria. Nämä kaksi henkilöä on siirretty organisaatiossa tehtäviin, joissa he voivat keskittyä tuotteisiin ja palveluihin ennusteprosessien laatimisen sijaan. 

Katarinan vinkit onnistuneeseen projektiin:

  • Varaa tarpeeksi aikaa – Vaikka jotkin muutokset saattavat vaikuttaa aluksi pieniltä, niillä voi olla monitahoisia seurauksia, jotka vaativat perehtymistä ja aikaa. Älä siis tee aikataulusta liian tiukkaa, vaan varaa aikaa muutoksille. 

  • Varmista, että saat oikean panoksen oikeilta ihmisiltä – Määritä hankkeen suunnitteluvaiheessa, kenellä on ratkaisun menestymisen kannalta oikeanlaista tietoa ja osaamista, ja varmista, että he ovat saatavilla, kun tarvitset heitä. Pidä mielessä loppukäyttäjät! He ovat tärkein sidosryhmäsi. 

  • Tukea tiimissä – Hanke vaatii yritykseltä sisäistä sitoutumista ja sisäisiä resursseja. Hankeryhmällä on oltava mahdollisuus työskennellä hankkeen parissa, jotta myöhästymisiltä vältytään. Tämä tarkoittaa myös sitä, että osa päivittäisistä työtehtävistä on delegoitava jollekulle muulle, koska myös talon sisäisten raporttien on valmistuttava ajoissa. Keskustelkaa työn kuormittavuudesta ennen hankkeen alkua. 

  • Valmistaudu siihen, että uudistushanke on iteratiivinen matka – Huolellinen suunnittelu ja määrittely ovat luonnollisesti oleellisen tärkeitä asioita, mutta suunnitelmat ja aikataulut muuttuvat matkan varrella, kun hankeryhmä oppii uutta ja kehittyy hankkeen edetessä. Uskaltakaa olla joustavia!

  • Jatkuva kehitys – Liiketoimintaympäristö muuttuu ja tekniikka kehittyy. Siksi on ymmärrettävä ja hyväksyttävä se, että prosesseista ja ratkaisuista ei koskaan tule valmiita ja täydellisiä. Jotta olisimme kilpailukykyisiä, meidän on suhtauduttava kaikkeen tekemiseemme siten, että se kehittyy jatkuvasti. Uskaltakaa kehittyä ratkaisunne mukana! 

 

Teknisiä ratkaisuja, jotka tukevat raportointia ja suunnittelua

IBM Planning Analytics
IBM Cognos Analytics
Microsoft SQL Server -tietokanta

 

Länsförsäkringar-yhtiöstä

Länsförsäkringar koostuu 23:sta asiakkaiden omistamasta paikallisesta vakuutusyhtiöstä, joiden yhteistyö tuo niille markkinaetua. Se antaa yksittäisille vakuutusyhtiöille mahdollisuuden toimia täysin asiakassuuntautuneesti samalla, kun niillä on taustallaan suuri yhtiö. Länsförsäkringar Stockholm toimii Tukholman alueella, ja sillä on noin 500 000 asiakasta ja 400 työntekijää.