Case Technopolis: liiketoimintayksiköiden tiedonkulku viritettiin huippuunsa Enfon avulla

Case

Enfon avulla Technopoliksen liiketoimintayksiköiden tiedonkulku viritettiin huippuunsa

Technopoliksen uuden talouden suunnittelu- ja raportointiratkaisun ansiosta liiketoimintayksiköillä on nyt reaaliaikainen näkymä budjettiin ja toteumaraportteihin. Liiketoimintayksiköiden iloksi tieto liikkuu nopeammin ja näkyvyys lukuihin on parantunut merkittävästi. Laaja kokonaisuus toteutettiin Enfon kanssa tiiviissä aikataulussa ketterästi pala kerrallaan ja työmääräarvioissa pysyen.

”Ketteryys, läpinäkyvyys ja kevyt ylläpidettävyys olivat meille tärkeitä omaisuuksia uuden ratkaisun valinnassa. Lisäksi toivoimme joustavuutta, sillä ratkaisun on mukauduttava liiketoimintamme muuttuviin tarpeisiin”, kertoo Technopoliksen järjestelmäpäällikkö Jouko Peltonen yhdessä asetetuista tavoitteista.

Excel-ennusteet historiaan – kohti parempaa tiedonkulkua ja päätöksentekoa

Enfon kanssa toteutettujen uudistusten myötä liiketoimintayksiköt näkevät itse reaaliajassa toteuman sekä budjetin ja pääsevät päivittämään ja porautumaan toteumissa tapahtumakohtaiselle tasolle.
”Olemme vieneet budjetoinnin liiketoimintayksiköissä ikään kuin ruohonjuuritasolle. Tämä on nopeuttanut ja tehostanut budjetin valmistumista. Lisäksi sen tarkkuus on parantunut”, vahvistaa Peltonen.

Kehitystyön myötä läpinäkyvyys on lisääntynyt ja tieto liikkuu aiempaa nopeammin. Raporttien halutaan olevan mahdollisimman helposti niitä tarvitsevien saatavilla, jotta ajan tasainen tieto olisi kaikilla sitä tarvitsevilla.

”Uuden ennustemallin myötä ennusteen tekeminen helpottuu ja nopeutuu ja Excelin manuaalinen päivittäminen jää historiaan. Ajantasaisen ja läpinäkyvän tiedon ansiosta myös päätöksenteosta tulee laadukkaampaa”, tarkentaa Peltonen projektin tuloksia.

Laadukas projekti vietiin läpi ennätysajassa

Peltonen kertoo yhteistyön alkamisesta tyytyväisenä: ”Yhteistyömme alkoi ketterästi kaksi kuukautta kestäneellä budjetointijärjestelmän uusimisella. Aloitimme työt toukokuun puolivälissä. Kesällä pidimme normaalin neljän viikon loman ja jo syyskuussa teimme ensimmäisen budjetoinnin uudella järjestelmällä”.

”Alkuvuodesta siirryttiin sujuvasti raportoinnin sekä talouden ennustamismallin kehittämiseen. Tiiviissä aikataulussa ja työmääräarviossa pysymistä edesauttoi se, että olimme mukana sekä suunnittelun että raportoinnin kehittämisessä. Osittain jopa samat konsultit työskentelivät molempien kokonaisuuksien parissa”, kertoo projektipäällikkönä hankkeessa toiminut Enfon Satu Pitkänen.
Uudet ratkaisut kestävät aikaa ja ovat linjassa kokonaisarkkitehtuurin kanssa

Technopoliksella ollaan tyytyväisiä uusiin teknologiavalintoihin. Pitkän tähtäimen tavoitteet on myös huomioitu, sillä nykyiset valinnat tukevat tulevaa kehitystä ja ovat linjassa kokonaisarkkitehtuurin kanssa.

”Työkalujen valinnassa meille oli tärkeää, että ne kehittävät ja kestävät aikaa. Sekä Anaplaniin, että Power BI:hin tulee uusia ominaisuuksia jatkuvasti ja kehitystyöhön panostetaan. Tällä tavoin varmistamme, että ratkaisut ovat ajankohtaisia vielä muutamankin vuoden kuluttua”, Peltonen kertoo.

Enfon osaavan tiimin vahva tietämys ja kokemus valituista teknologioista teki Technopolikseen vaikutuksen. Yhteistyön onnistumisen avaimena Peltonen pitää molemminpuolista sitoutumista.
”Kun tehdään töitä tiiviissä yhteistyössä, on tärkeää tulla hyvin toimeen tiimin jäsenten kanssa. Enfon asiantuntijat ovat helposti lähestyttäviä ammattilaisia. Enfolaiset tiesivät alusta lähtien mitä tehdä ja ymmärsivät tarpeitamme sekä liiketoimintaamme nopeasti”, kertoo Peltonen.

Yhteistyö jatkuu vahvana

Uudet ratkaisut ovat kevyitä ylläpitää, mutta yhteystyö Enfon kanssa jatkuu myös tulevaisuudessa.

”Meillä on sisäisesti sen verran pienet resurssit, että ylläpidon hankinta ulkopuolelta on paras ratkaisu. Lisäksi konsulttien kanssa työskentely pitää myös meidät ajan tasalla järjestelmien kehittymisen kanssa, sekä avaa meille uusia parhaita käytäntöjä”, toteaa Peltonen.

Enfo tarjoaa Technopolikselle myös perustietotekniikkapalveluita sekä service desk -palveluita, joista se Technopoliksessa on jo entuudestaan tunnettu. Suunnittelun ja raportoinnin uudistamisen myötä mielikuva on laajentunut.

”Tämän projekti on avannut minulle Enfon osaamista. Aikaisemmin mielsin Enfon service deskiksi, mutta nyt näen sen laajana palveluntarjoajana”, päättää Peltonen.

Joukon vinkit samanlaiseen projektiin lähtevälle:

  • Sitoudu itse ja sitouta sisäinen tiimi sekä varmista, että kumppani on sitoutunut.
  • Ole avoin ajatukselle, että asioita voi tehdä uusilla tavoilla.
  • Tee pohjatyöt ja suunnittelu huolellisesti.
  • Etene pala kerrallaan: testaa välissä, jos ei toimi, muuta saman tien.
  • Pidä huoli, että teillä on säännöllisesti päiviä, jolloin koko tiimi on samassa paikassa. Hyödynnä näiden päivien nopeus: suunnitellaan yhdessä, tehdään, kokeillaan ja tarvittaessa muutetaan. 


Technopolis
on työympäristöjen asiantuntija. Tarjoamme joustavia ja tehokkaita toimitiloja, coworking-tiloja ja niihin liittyviä palveluita. Hoidamme kaiken työtilojen suunnittelusta sekä aula- ja kokouspalveluista ravintoloihin ja siivoukseen. Olemme sitoutuneet asiakastyytyväisyyteen ja omistaja-arvon kasvattamiseen. Meillä on 17 kampusta, joissa toimii 1 600 asiakasyritystä ja niiden 50 000 työntekijää kuudessa maassa Pohjoismaissa ja Itämeren alueella. Technopolis Oyj (TPS1V) on listattu Nasdaq Helsingin pörssiin.