Skip to main content

Kuva

Analytics laptop Enfo
Artikkeli

Budjetointi- ja ennustemallin uudistaminen toi läpinäkyvyyttä lukuihin – case Caverion

Sisältökappaleet

Text

Caverion, yksi Euroopan johtavista talotekniikan ja teollisuuden ratkaisujen ja palveluiden toimittajista, uudisti talouden suunnittelujärjestelmänsä Enfon tuella. Uusi Anaplan-ratkaisu helpottaa ja nopeuttaa suunnittelutyötä, selkeyttää vastuita ja tuo läpinäkyvyyttä talouslukuihin.

Suunnittelujärjestelmän uudistus tuli ajankohtaiseksi Caverionin aikaisemman järjestelmän tultua  tiensä päähän. ”Vanha järjestelmä oli teknologialtaan vanhentunut, käytettävyydeltään huono ja hidas ja myös virhealtis”, kuvailee Head of Group Business Control Jarkko Nurminen Caverionista.

Vanhan järjestelmän taustalla ei ollut laskentalogiikkaa, vaan järjestelmä toimi lähinnä syöttöpohjana luvuille, jotka kerättiin eri lähteistä. Caverionin yksiköt olivat luoneet Exceliin suunnittelujärjestelmiä, joiden päivittämiseen kului controllereiden aikaa. ”Suunnittelu tapahtui käänteisessä järjestyksessä: ensin tehtiin tulosyksikkötason luvut ja sitten vasta pohdittiin, miten esimerkiksi liikevaihto jakautuu eri tuote- ja palvelualueille”, Nurminen sanoo. Lisäksi pienetkin päivitykset järjestelmään olivat pitkän tien takana.

Neljä näkökulmaa uudistamiseen

Uudistuksen lähtökohdaksi otettiin neljä näkökulmaa, joissa Caverion halusi kehittyä. Ensinnäkin loppukäyttäjille eli yksikön johtajille haluttiin tarjota entistä käyttäjäystävällisempi, miellyttävämpi ja suunnittelua paremmin ohjaava järjestelmä sekä sitouttaa yksiköt paremmin tavoitteisiinsa. Toisekseen controllereiden aikaa haluttiin vapauttaa suunnittelun tukemiseen. Kolmanneksi pääkäyttäjille haluttiin antaa lisää vastuuta ja vahvistaa heidän osaamistaan järjestelmän kehittämiseksi. Lisäksi teknologian näkökulmasta haluttiin päästä eroon vanhentuneista ratkaisuista, jotka aiheuttivat riskejä.

Image

Jarkko Nurminen, Caverion

Enfolla oltiin hyvin ratkaisukeskeisiä: ongelmia kuunneltiin ja moniin niistä tuotiin esiin ratkaisuja jo POC-vaiheessa. Lisäksi Enfon projektiscope oli hyvin järkevä.

Author

Jarkko Nurminen

Author's title

Head of Group Business Control, Caverion

Text

Caverion kartoitti suuren määrän ratkaisuja ja valitsi Anaplanin, joka täytti yhtiön tarpeet parhaiten sekä sillä hetkellä että tulevaisuudessa. Konsultit käytiin läpi samaan tapaan, ja kumppaniksi valikoitui Enfo. ”Enfolla oltiin hyvin ratkaisukeskeisiä: ongelmia kuunneltiin ja moniin niistä tuotiin esiin ratkaisuja jo POC-vaiheessa. Lisäksi Enfon projektiscope oli hyvin järkevä”, Nurminen kuvailee.

Divisioonat mukaan kehitystyöhön

Uudistus käynnistyi vuoden 2020 alussa ja sille varattiin vuosi aikaa. Pandemian vuoksi projekti vietiin lopulta lähes kokonaan läpi Teams-palavereilla, kertoo kehityspäällikkö ja Anaplan-projektin projektipäällikkö Olli Niiranen Caverionista.

Projektissa rakennettiin uusi tulosennustemalli, controllereiden työtä helpottava allokaatiomalli sekä standardihinnan laskentamalli. Suunnittelu tapahtuu nyt parametrien kautta pelkkien eurojen sijaan. Heti alussa päätettiin, että eri divisioonille ja käyttäjille tehtäisiin yhteinen suunnittelumalli eikä räätälöityjä ratkaisuja. Malliin tehtiin kuitenkin tiettyjä joustoja, jotta kaikki divisioonat saatiin sulavasti mukaan.

Divisioonat osallistuivat kehitystyöhön projektin aikaisesta vaiheesta alkaen. Ratkaisua esiteltiin heille aina sprinttien päätteeksi ja palautteen perusteella tehtiin joskus isojakin muutoksia. Esimerkiksi liikevaihdon suunnittelua hiottiin pitkään. Projektin aikana rakennettiin integraatiot tietovarastoon, josta saadaan esimerkiksi toteutumat sekä tilaus- ja tarjouskanta järjestelmään. Valmis ennuste lähtee konsolidoitavaksi, ja palaa sitten takaisin tietojärjestelmään, johon on rakennettu raportointia.

Järjestelmän käyttöönotto käynnistyi vaiheittain syksyllä 2020. Liikkeelle lähdettiin budjetoinnista, joka jakautuu suhteellisen pitkälle ajalle – näin myös käyttäjien koulutus voitiin jakaa pidemmälle ajalle.  Käyttäjiltä kerättiin palautetta budjetoinnin jälkeen, ja järjestelmään tehtiin vielä muutoksia ennen ennusteiden käyttöönottoa vuoden 2021 alussa.

Image

Olli Niiranen, Caverion

Meille merkittävä bisnesetu on siinä, että saimme harmonisoitua suunnittelumallin koko konserniin. Nyt näemme jokaisen tulosyksikön kohdalta, mistä luvut koostuvat.

Author

Olli Niiranen

Author's title

Kehityspäällikkö, Caverion

Text

Moderni ja fiksu ratkaisu, parempi käytettävyys ja selkeät vastuut

Caverion sai käyttöönsä selvästi entistä modernimman ja käyttäjän kannalta fiksumman ratkaisun. ”Ratkaisu näyttää paremmalta ja toimii huomattavasti nopeammin. Meille merkittävä bisnesetu on siinä, että saimme harmonisoitua suunnittelumallin koko konserniin. Nyt näemme jokaisen tulosyksikön kohdalta, mistä luvut koostuvat”, Niiranen iloitsee.

Myös vastuunjako on selkeytynyt: controllerit vastaavat parametrien määrittämisestä, kun taas yksikön päälliköt huolehtivat omista ennusteistaan ja budjeteistaan. Palautteen mukaan controllerien työmäärä on vähentynyt merkittävästi. Kaikki data on nyt samassa järjestelmässä suunnittelijoiden saatavilla. Myös ylläpito on helpottunut ja malleihin voidaan itse tehdä muutoksia nopeasti bisneksen tarpeiden mukaisesti. Tiettyjä haasteitakin projektiin liittyi. Esimerkiksi Anaplanin workspace-kapasiteetti on rajallinen, joten kaikkia toiminnallisuuksia ei välttämättä voida tai kannata rakentaa. ”Toisaalta tämä osittain ohjaa keskittymään olennaiseen”, Niiranen toteaa.

Tavoitteet saavutettiin tai ylitettiin – samalla opittiin projektityöskentelystä

Caverion on tyytyväinen uuteen ratkaisuun ja projektiin: asetetut tavoitteet saavutettiin tai ylitettiin kaikilla osa-alueilla. Lisäksi uusi järjestelmä antaa hyvän pohjan jatkokehitykseen.

Myös projektityöskentelystä opittiin paljon. Esimerkiksi iteroiva kehitystyö osoittautui toimivaksi – ratkaisuja pystyi testaamaan budjetin tai aikataulun liikaa kärsimättä. ”Toisaalta projektimalli kannattaa miettiä omaan organisaatioon sopivaksi. Ketterä malli oli meille Caverionilla uusi ja osalle testaajista oli hieman vierasta lähteä testaamaan keskeneräisiä tuotteita. Olisimme voineet valmistaa ihmisiä paremmin siihen, että testattavat tuotteet eivät ole aivan valmiita”, Jarkko Nurminen pohtii.

Anaplan tuotteena kannustaa innovoimaan, mutta projektin aikana työskentely pidettiin yksinkertaisena. Projekti kannattaa toteuttaa käytettävyys edellä, ja yksityiskohtia on oltava valmis karsimaan – kehitys jatkuu projektin jälkeenkin.

Nurminen korostaa lopuksi kumppanivalinnan merkitystä. ”Hyvä konsultti on projektissa kaiken a ja o. Hyvä konsultti on sellainen, joka kuuntelee asiakasta ja on ratkaisukeskeinen, tuo erilaisia vaihtoehtoja ja parhaita käytäntöjä asiakkaan testattavaksi, ja on myös kiinnostunut asiakkaan liiketoiminnasta.”

 

Artikkeli pohjautuu 22.4.2021 pidetyn Enfo Success Day -tapahtuman puheenvuoroon, "Uudella budjetointi- ja ennustemallilla läpinäkyvyyttä lukuihin". Puheenvuoro sekä muut tapahtuman esitykset ovat katsottavissa tallenteena.

Jaa