ERP-projektin onnistuminen lähtee business casesta – nämä ovat 3 tärkeintä syytä panostaa business caseen .

Business casen laatiminen ERP-projektin kaltaiselle, usein pitkäkestoiselle ja ainutkertaiselle kehityshankkeelle on haastava tehtävä. Monet investoinnin hyödyt ovat aineettomia ja toteutuvat vasta pitkällä aikavälillä. Tämä vaihe onkin helppo sivuuttaa, jos ERP-ympäristön päivittäminen tuntuu vääjäämättömältä. Sen tekemiseen investoidut tunnit maksavat kuitenkin itsensä varmasti takaisin projektin aikana, ja kattava business case voi olla peräti edellytys onnistuneelle projektille.

Keskusteluissani yritysten liiketoiminnan ja IT-päättäjien kanssa jo termin business case mainitseminen ERP-projektien yhteydessä on herättänyt monenlaisia tuntemuksia. Vain osassa tapauksista business case nähtiin aidosti arvoa tuottavana projektin vaiheena, kun taas pääosin sitä joko vähäteltiin tai pelättiin. Business case oli tällöin joko pakollinen paha, jota kaikilta IT-investointikohteilta vaadittiin, tai riittäviä työkaluja sen tekemiseen ei ollut.

Epävarmuus ERP-projektien business caseja kohtaan on luonnollinen reaktio. Jo ERP-projekti itsessään voi tuntua uhkaavalta, ja siihen liittyvien hyötyjen tunnistaminen ja rahallistaminen haasteelliselta. Ja jos ERP-ympäristön modernisointi on joka tapauksessa tulossa, mihin business casea edes tarvitaan? Tähän kirjoitukseen olen koonnut kolme mielestäni tärkeintä syytä, miksi business caseen panostamisella on aitoa myötävaikutusta koko ERP-projektin onnistumiselle.

1. Business casella luodaan yhtenäinen ymmärrys siitä, mihin ollaan ryhtymässä

Business case, investointilaskelma, kustannus-hyötyanalyysi – business case tunnetaan monella nimellä eri organisaatioissa. Tavoite on kuitenkin sama: tunnistaa investoinnin avulla saavutettavat hyödyt ja tarvittavat panostukset. ERP-projekteissa tavoitteena on siis määrittää ERP-investoinnin arvo liiketoiminnalle ja siten varmistua sen taloudellisesta ja toiminnallisesta kannattavuudesta.

Business case koostuu tyypillisesti taloudellisista mittareista, kuten pääoman tuoton, takaisinmaksuajan tai nettonykyarvon laskemisesta. Kattavamman ja siten myös vakuuttavamman business casen tulisi ottaa lisäksi huomioon vaaditut toimintatapamuutokset, investoinnin eri vaihtoehdot ja erilaiset riskiskenaariot. Business casen rakentaminen on kuitenkin niin laaja aihe, että säästän tarkemman käsittelyn seuraavaan blogiin.

Kannattavuuden tunnistamisen lisäksi kattavalla business casella asetetaan realistiset odotukset siitä, mitä investoinnista ollaan hyötymässä ja mitä hyötyjen eteen on tehtävä. ERP-projekteilla on tunnetusti haastava maine epäonnistumisherkkinä hankkeina. Epäonnistumisen taustalla on kuitenkin usein juuri realismin puute: projektille on asetettu liian kunnianhimoiset tavoitteet tai sen läpiviemiseen tarvittava sisäinen työpanos on tullut yllätyksenä.

Luotettava ja kokenut implementointikumppani on luonnollisesti avainasemassa ERP-projektin suunnittelussa ja läpiviemisessä, mutta onnistuakseen projektilla on oltava asiakasorganisaation tuki. Projektin määrittelyssä tehtävillä päätöksillä voidaan vaikuttaa tarvittavaan työmäärään, mutta keskeistä on, että projektille on myös sisäisesti varattu riittävästi aikaa ja tekijöitä.

Business case luo lisäksi yhtenäisen, dokumentoidun näkemyksen projektin liiketoiminnallisista vaikutuksista. Kuten sanottua, business case on varsin monitulkintainen termi ja saavutettavat hyödyt hyvinkin subjektiivisia kokemuksia. Yhteisellä dokumentilla saavutetaankin niin organisaation sisäisesti kuin myös projektin eri sidosryhmien välille yhtenäinen ymmärrys, mihin ollaan ryhtymässä ja mitä projektilla tavoitellaan.

2. Hyötyjen omistajuuden nimeäminen edesauttaa niiden toteutumista

Kattava business case ottaa hyötyjen ja kustannusten lisäksi kantaa myös hyötyjen omistajuuteen. Jo arvon määrittäminen päivitetyn ERP-ympäristön mahdollistaville ominaisuuksille, prosessimuutoksille ja lisätoiminnoille edellyttää näkemystä liiketoiminnan sisältä. Arvon määrittämisen tueksi on muitakin työkaluja, kuten benchmarkkaus, pilotointi tai vaihtoehtoiskustannukset, mutta todellinen näkemys ja vahvistus yrityskohtaisista hyödyistä tulee prosessien omistajilta ja toimijoilta itseltään.

Muutoksista on kuitenkin hyötyä vain, jos ne otetaan käyttöön. Uudet ominaisuudet voivat unohtua hyllylle tai vanhasta toimintatavasta voi olla vaikeaa päästää irti. Tunnistetuille hyödyille onkin syytä saada organisaation sisältä tukea, jotta ne todella viedään käytäntöön ja arvo voi realisoitua. Omistajan nimeäminen onkin tutkitusti tehokas keino edesauttaa hyötyjen toteutumista käytännössä.

3. Valmis mittaristo projektin onnistumisen arvioimiseen

Milloin ERP-projekti sitten on onnistunut tai epäonnistunut? Arviota tehdään usein mustavalkoisesti joko-tai, ilman syvällisempiä arviointikriteerejä. Projekti on onnistunut, jos se on toteutunut ajallaan ja pysynyt budjetissa. Tällainen ajattelu kumpuaa perinteisistä vesiputousmallisista projekteista eikä oikein resonoi ketterän ERP-kehityksen kanssa. Se ei myöskään ota huomioon projektin business casea eli saavutettiinko mahdollisista haasteista huolimatta projektille asetetut liiketoiminnalliset tavoitteet – tai peräti ylitettiinkö ne?

ERP-projektin keskeisin onnistumisen mittari tulisi olla sen liiketoiminnallisten tavoitteiden toteutuminen – uudella ERP-järjestelmällä kansainvälinen kasvu mahdollistui, loppuasiakkaita voitiin palvella paremmin, liiketoiminnan johtaminen helpottui. Arvon toteutumisen mittaaminen on kuitenkin useissa organisaatioissa vielä lapsenkengissä, mutta halua ja tarvetta sille olisi.  Projektin päätyttyä olisi tärkeää pystyä osoittamaan eri sidosryhmille, kuten työntekijöille, johdolle ja omistajille, mitä investoinnilla todella saavutettiin. Liiketoiminnalliseen arvoon keskittyvä business case tarjoaakin valmiin mittariston onnistumisen arvioimiseen.

Myös itse projektin aikana on syytä säännöllisesti varmistua, että päätösten taustalla on kirkas ymmärrys projektin tavoitteista. Business casen ei kuitenkaan tarvitse eikä sen tule olla staattinen dokumentti. ERP-projektit ovat herkästi pitkäkestoisia kehityshankkeita, joiden aikana yrityksen toimintaympäristö muuttuu ja siten liiketoiminnan tavoitteetkin muuttuvat. Tämän tulisi heijastua myös ERP-projektin tavoitteisiin ja business caseen. Ketteryys palkitaan siis myös business casen rakentamisessa.

Onko yrityksesi suunnittelemassa ERP-projektia tai haluatko kuulla lisää transformaation arvosta juuri sinun yrityksellesi? Lue lisää SAP-implementaatio- ja analyysipalveluistamme tai jätä meille yhteydenottopyyntö!
 

Blogin kirjoittaja Aleksi Lehmus toimii liiketoiminnan kehittämisen asiantuntijana ja palvelupäällikkönä SAP-tiimissä. Tuoreessa diplomityössään hän tutki ERP-projektien arvon määrittelemisen merkitystä ja työkaluja arvoperusteisen myynnin kehittämiseksi.